1. Ein kürzer Überblick über E-Mail Marketing
E-Mail-Marketing zählt zu den bekanntesten und günstigsten Marketing Instrumenten. Es ist ein Teil des Direktmarketings und beruht auf der Arbeit mit digitalen Nachrichten. Es wird eingesetzt, um Kunden auf neue Produkte, Dienstleistungen, Angebote oder Newsletter mit Empfehlungen aufmerksam zu machen und die Kundenbindung zu stärken. Der Einsatz von E-Mail Marketing im Rahmen von einer effektiven Kundenbindung ist heutzutage für alle Unternehmen unvermeidbar, gleichzeitig bringt es viele Gefahren mit sich. Denn es müssen einige Vorgaben aus Datenschutzsicht beachtet werden. Wie kann Ihr Unternehmen E-Mail Marketing Datenschutzkonform einsetzen?
2. E-Mail Marketing datenschutzkonform gestalten
Um ein datenschutzkonformes E-Mail Marketing betreiben zu können müssen unter anderem die nachfolgenden Punkte beachtet werden.
1. E-Mails und Newsletter nur mit Einwilligung der Empfänger senden
Bevor die Daten von Kunden oder Interessenten zum Versenden von E-Mails und Newsletter erhoben werden, muss eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden. Dabei muss der Kunde über alle Zwecke der Erhebung aufgeklärt werden. Zudem ist dabei die Double Opt-in Regelung zu beachten. Das bedeutet, dass der Kunde einen Bestätigungslink auf seine angegebene E-Mail-Adresse geschickt bekommen und anklicken muss. Erst dann dürfen seine Daten in der E-Mail Liste gespeichert und der Newsletter versendet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Einwilligung des Empfängers auf jeden Fall protokolliert werden muss, um diese bei möglichen Abmahnungen oder gerichtlichen Streitigkeiten beweisen zu können.
2. Dokumentation im Verfahrensverzeichnis
Laut DSGVO müssen alle Tätigkeiten, die mit Datenschutz zu tun haben, im entsprechenden Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Dazu gehören auch die Tätigkeiten im Rahmen von E-Mail Marketing. Hier müssen unter anderem folgende Angaben gemacht werden:
- Die Auflistung der verarbeiteten Daten selbst
- Wann werden die Daten wieder gelöscht – Löschfristen
- Maßnahmen der Datensicherheit – TOM
- An wen werden die Daten noch weitergegeben
3. Anonyme Nutzungsmöglichkeit für den Empfänger
Die DSGVO beruht auf dem Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass nur notwendige Daten von den Betroffenen erhoben werden dürfen. Demnach sollte es möglich sein, den Newsletter rein durch die Angabe der E-Mail-Adresse zu abonnieren. Maximal die Anrede macht noch Sinn. Angaben wie Unternehmensgröße, Mitarbeiteranzahl oder personenbezogene Daten werden schwer zu rechtfertigen sein.
4. Die Datenübertragbarkeit
Artikel 20 der Datenschutzgrundverordnung beschreibt das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass der Betroffene seine gespeicherten personenbezogenen Daten in gängiger maschinenlesbarer und strukturierter Form anfordern kann. Er kann aber auch verlangen, diese an ein anderes Unternehmen übermittelt werden, um einen Anbieterwechsel leichter zu gestalten. Dieses Recht ist in der Praxis aber schwer umzusetzen.
5. Das Widerrufsrecht im E-Mail-Marketing
Der Betroffene hat immer das Recht, seine Einwilligung zurückzunehmen. Darauf muss unbedingt hingewiesen werden. Des Weiteren müssen die gesendeten E-Mails und Newsletter immer einen Link zur Abmeldung enthalten, sodass ein Klick den Widerruf der Nutzung von persönlichen Daten ermöglicht.
6. Fazit
E-Mail Marketing ist ein wertvolles Instrument in der Kommunikation mit Kunden aber auch für die Neukundengewinnung. Um den Datenschutz einzuhalten sind einige Dinge zu beachten. Allen voran die Information der Betroffenen und das einfache Abmelden. Wir beraten Sie gerne, damit Sie E-Mail Marketing effizient und datenschutzkonform betreiben können.