Die Pflicht zur Erstellung eines Kundenkontos im Onlinehandel bleibt ein rechtlicher Dauerbrenner. Während deutsche Gerichte hier zuletzt eine gewisse Offenheit zeigten, verschärfen die europäischen und deutschen Datenschutzbehörden ihre Gangart. Der Trend auf europäischer Ebene ist unmissverständlich: Ein Gastzugang soll der Standard sein und eine Registrierungspflicht die Ausnahme bleiben. Darauf weist das European Data Protection Board (EDPB) in seinen Empfehlungen zur Kontoerstellung im Onlinehandel hin. Verpflichtende Kundenkonten und der Verzicht auf einen Gastzugang könnten damit zunehmend in den Fokus der Datenschutzaufsichtsbehörden rücken.

In unserem nachfolgenden Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick zum aktuellen Meinungsstand und zeigen auf, wie sich Online-Händler verhalten sollten.

Was besagt die Empfehlung des EDPB zum Gastzugang?

Der Europäische Datenschutzausschuss empfiehlt seit Dezember 2024, dass Kunden in Online-Shops auch ohne Kundenkonto einkaufen können sollten. Käufer sollen zwischen einem Gastzugang und einer freiwilligen Registrierung frei wählen können. Eine Pflicht zur Kontoerstellung hält das EDPB nur in wenigen, eng umrissenen Konstellationen für rechtmäßig.

Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn das Konto selbst integraler Vertragsbestandteil ist, wie etwa bei Abo- oder Membership-Modellen mit fortlaufenden Leistungen. Das EDPB betont dabei, dass Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO eine allgemeine Registrierungspflicht in typischen Online-Shops regelmäßig nicht trägt und dass eine Einwilligung für das Konto nicht freiwillig ist, wenn Kunden ohne Konto nicht kaufen können.

Die Position der deutschen Datenschutzkonferenz (DSK)

Der Beschluss der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder stellte bereits 2022 fest, dass Online-Händler ihren Kunden grundsätzlich einen Gastzugang anbieten müssen.

Die DSK stützte dies auf den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für die Abwicklung eines einzelnen Kaufs seien nur die dafür erforderlichen Daten zu verarbeiten. Ein dauerhaftes Konto gehe darüber hinaus und verlange eine zusätzliche, tragfähige Rechtsgrundlage.

Ausnahmen von der Gastzugangs-Pflicht nach DSK

Nur in besonderen Einzelfällen, beispielsweise bei bestimmten Fachhändlern oder Konstellationen, in denen ein fortlaufendes Konto ausnahmsweise für die Vertragserfüllung erforderlich ist, hält die DSK ein Modell ohne Gastzugang für zulässig. In diesen Fällen muss aber immer der Grundsatz der Datenminimierung beachtet werden, was bedeutet, dass inaktive Konten regelmäßig zu löschen sind.

Zugleich betonte die DSK, dass die Auswertung der Vertragshistorie für Werbezwecke eine informierte Einwilligung erfordere und nicht pauschal über berechtigte Interessen gerechtfertigt werden könne.

Deutsche Rechtsprechung: Das Hamburger Urteil zum Kundenkonto

Das Landgericht Hamburg stellte 2024 fest, dass ein Gastzugang nicht ausnahmslos erforderlich sei und dass die bloße Pflicht zur Anlage eines Kontos nicht automatisch gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstoße.

In dem Fall ging es um ein Kundenkonto eines Online-Händlers, für dessen Registrierung nur die vertraglich erforderlichen Informationen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO notwendig waren. Im Vergleich zu einem hypothetischen Gastkonto war für das Kundenkonto nur die Angabe eines zusätzlichen Passworts erforderlich. Vor diesem Hintergrund sah das LG keinen Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und auch keinen Raum für eine zusätzliche Einwilligung.

Berechtigte Interessen des Händlers

Für weitere Zwecke wie Betrugsprävention, Identitätssicherung und die Direktwerbung auf Basis der Bestellhistorie bejahte das Gericht darüber hinaus ein berechtigtes Interesse des Händlers nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und verwies dabei unter anderem auf Erwägungsgrund 47 DSGVO, der Direktwerbung ausdrücklich als mögliches berechtigtes Interesse nennt.

Die Interessenabwägung falle in diesem Fall zugunsten des Unternehmens aus, da sich die Nutzung der Daten auf eigene ähnliche Produkte beschränke, die Kunden über ihr Widerspruchsrecht informiert würden und ihnen jederzeit ein einfacher Opt-out zur Verfügung stehe. Das OLG Hamburg bestätigte nachträglich diese Linie und auch die Hamburger Aufsichtsbehörde hält das Vorgehen für vertretbar.

Europäische Aufsichtsbehörden: Das finnische Bußgeld als Warnsignal

2024 markierte die finnische Bußgeldentscheidung gegen Verkkokauppa.com eine strenge Aufsichtslinie. Verkkokauppa.com hatte es Kunden unmöglich gemacht, ohne Registrierung zu bestellen. Zugleich waren für die Kundendaten keine Speicherfristen definiert, sodass Bestelldaten in Kundenkonten faktisch auf unbestimmte Zeit vorgehalten wurden.

Die finnische Aufsicht stellte in ihrer Entscheidung klar, dass die Erstellung eines Kundenkontos oder die daraus folgende Datenspeicherung keine Voraussetzung für einzelne Online-Käufe sein darf und somit die Praxis der verpflichtenden Registrierung in diesem Fall rechtswidrig war. Neben einem Bußgeld von 856.000 Euro ordnete die Behörde zudem an, angemessene Speicherfristen zu definieren und den Kontozwang zu beenden.

Anders als bei dem Hamburger Urteil ging es hier aber nicht um ein besonderes Marktplatzmodell, sondern um einen klassischen Online-Händler mit klaren Defiziten bei der Speicherbegrenzung.

Zusammenführung: Was bedeutet das für Online-Händler?

Im Zusammenspiel dieser Positionen zeichnet sich insgesamt ein relativ klares Bild ab, auch wenn einzelne Akzente unterschiedlich gesetzt werden. Die DSK und das EDPB sehen den Gastzugang als Regelfall. Die Möglichkeit, ohne Konto zu bestellen, soll der Standard sein und eine Pflicht zur Kontoerstellung bedarf einer engen, funktionalen Begründung, typischerweise als Bestandteil eines spezifischen Geschäftsmodells wie bei Abos, Spezial- oder Marktplatzkonstellationen.

Unterschiedliche Anforderungen an Werbezwecke

Die DSK verlangt für die Auswertung der Vertragshistorie zu Werbezwecken eine Einwilligung der betroffenen Personen und akzeptiert keine bloße Interessenabwägung. Die finnische Behörde legte den Schwerpunkt auf die fehlende Löschung und zeigt, wie streng manche Aufsichten durchgreifen können.

Die Hamburger Rechtsprechung bleibt dem Grundgedanken der DSK insoweit treu, als dass sie den DSK-Beschluss ausdrücklich als Wertungsrahmen heranzieht und die Möglichkeit einer Ausnahme nur für einen strukturell besonderen Marktplatz mit zahlreichen Dritthändlern und hohem Service- und Retourenvolumen vorsieht.

Vorsicht bei der Übertragung von Einzelfallentscheidungen

Generell muss auch berücksichtigt werden, dass sich die Rechtsprechung des LG Hamburg auf einen Einzelfall bezieht und die speziellen Umstände der Marktplatzsituation berücksichtigt wurden. Die Entscheidung ist daher mit Vorsicht zu genießen und nicht als Grundsatzentscheidung für Online-Händler zu verstehen. Ein Kontozwang ist somit nicht der Normalfall, sondern eine begründungspflichtige Ausnahme.

Fünf konkrete Empfehlungen für datenschutzkonforme Online-Shops

1. Gastbestellung als Regelfall etablieren

Bieten Sie in Online-Shops einen vollwertigen Bestellweg ohne Konto an. Das Kundenkonto sollte eine freiwillige Zusatzoption sein, nicht die einzige Möglichkeit zum Kaufabschluss.

2. Kundenkonto nur in begründeten Ausnahmen verlangen

Verzichten Sie auf eine Registrierungspflicht, es sei denn, Sie betreiben einen komplexen Marktplatz oder ein echtes Abo-Modell, bei dem das Konto zur vertraglichen Leistung gehört. Dokumentieren Sie die Gründe für jede Ausnahme genau.

3. Rechtsgrundlagen bewusst wählen und dokumentieren

Für die Bestellabwicklung können Sie sich meist auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO stützen. Wollen Sie die Bestellhistorie darüber hinaus nutzen, brauchen Sie bei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eine belastbare Interessenabwägung, transparente Information und ein Opt-out. Eine Einwilligung ist der sicherere Weg.

4. Datenminimierung und automatische Löschung umsetzen

Erheben Sie im Konto nur Daten, die für den Vertrag, gesetzliche Pflichten oder klar definierte Zwecke nötig sind. Richten Sie automatisierte Löschmechanismen für inaktive Konten ein und definieren Sie klare Speicherfristen.

5. Marketing zurückhaltend gestalten

Nutzen Sie Konto- und Bestelldaten für Marketing oder Personalisierung nur vorsichtig und transparent. Außerhalb des Bestandskundenprivilegs ist eine freiwillige Einwilligung der sicherere Weg, um Bußgelder und Abmahnungen zu vermeiden.

Fazit: Gastzugang wird zum Standard im E-Commerce

Die Anforderungen an die rechtskonforme Ausgestaltung von Kundenkonten im Onlinehandel haben sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Mit Hilfe der Handreichungen und Orientierungshilfen der Aufsichtsbehörden lassen sich aber zumindest klare Aussagen darüber treffen, welche Vorgaben verbindlich sind und welche Gestaltungsvarianten vermieden werden sollten.

Der Gastzugang entwickelt sich zum datenschutzrechtlichen Standard. Online-Händler sollten ihre Geschäftsmodelle entsprechend anpassen, um die Risiken von Abmahnungen oder Sanktionen der Aufsichtsbehörden wirksam zu minimieren. Besonders KMUs sind gut beraten, frühzeitig auf einen freiwilligen Gastzugang zu setzen, statt auf unsichere Ausnahmeregelungen zu hoffen.

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Ein wirksames Löschkonzept sollte sowohl die Anforderungen der DSGVO als auch die der ISO 27001 erfüllen. Dieser Beitrag zeigt, wie Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte gemeinsam ein normkonformes Löschkonzept etablieren.

Warum erfordert ein Löschkonzept beide Perspektiven?

Die DSGVO verpflichtet in Art. 17 zur Löschung personenbezogener Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt oder Betroffene ihr Recht auf Löschung geltend machen. Art. 5 Abs. 2 verlangt darüber hinaus den Nachweis, dass diese Pflichten tatsächlich eingehalten werden.

Parallel dazu fordert die ISO 27001, dass Informationen gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Konkret verlangt dies die Verhinderung einer unnötigen Offenlegung sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher, satzungsmäßiger, behördlicher und vertraglicher Anforderungen an die Löschung von Daten.

Beide Regelwerke verfolgen das gleiche Ziel, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Die DSGVO definiert das „Was” und „Wann”, die ISO 27001/27002 liefern das „Wie”. Ein Löschkonzept, das beide Anforderungen integriert, vermeidet Doppelstrukturen und schafft Synergien im IT-Betrieb.

Wie gelingt die Zusammenarbeit zwischen DSB und ISB beim Löschkonzept?

Die Erarbeitung und Pflege eines Löschkonzepts ist eine interdisziplinäre Aufgabe. Der Datenschutzbeauftragte (DSB) bringt die rechtlichen Anforderungen ein: Löschfristen nach DSGVO, Rechtsgrundlagen und die Bewertung, welche Daten personenbezogen sind. Der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) kennt die technische Infrastruktur, Datenflüsse und die Anforderungen der ISO 27001 an das Informationssicherheits-Managementsystem.

Die Struktur eines normkonformen Löschkonzepts

Daraus ergibt sich die Struktur des Löschkonzeptes:

• Auswahl eines Löschverfahrens (z. B. elektronisches Überschreiben oder kryptographische Löschung) in Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen und unter Berücksichtigung einschlägiger Gesetze
• Konfiguration von Systemen zur sicheren Vernichtung von Informationen, wenn diese nicht mehr benötigt werden
• Löschung veralteter Versionen, Kopien und temporärer Dateien, wo immer sie sich befinden
• Festlegung themenspezifischer Richtlinien zur Datenaufbewahrung
• Prüfung der Löschverfahren von Cloud-Anbietern auf Zulässigkeit

Der ISB bewertet, ob eine Löschung technisch vollständig ist oder ob Restdaten in Backups, Logs oder redundanten Systemen verbleiben. Der DSB ordnet ein, ob diese Restdaten unter eine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO fallen oder ebenfalls gelöscht werden müssen. Die ISO 27002 weist ausdrücklich darauf hin, dass auch bei Cloud-Diensten geprüft werden muss, ob das vom Anbieter angebotene Löschverfahren den eigenen Anforderungen genügt.

Welche Datentöpfe sind im IT-Betrieb besonders relevant?

Die systematische Erfassung aller relevanten Datentöpfe ist der erste operative Schritt. Die ISO 27002 betont in A.8.10, dass sensible Informationen „nicht länger als nötig aufbewahrt werden sollten, um das Risiko einer unerwünschten Offenlegung zu verringern”.

Häufig unterschätzte Datenbestände

Im IT-Betrieb werden häufig Bereiche unterschätzt, in denen personenbezogene Daten unbemerkt fortbestehen:

• Backup-Systeme mit langen Aufbewahrungszyklen – die ISO 27002 fordert hier explizit die Berücksichtigung von Sicherungsmedien bei der Löschung
• Mit Echtdaten befüllte Testumgebungen
• Log-Dateien auf Applikations- und Infrastrukturebene
• E-Mail-Archive und persönliche Postfächer
• Cloud-Speicher und Kollaborationsplattformen
• Datenbanken stillgelegter Anwendungen
• Speichermedien, die zur Entsorgung oder Wiederverwendung vorgesehen sind

Für jeden identifizierten Datentopf muss dokumentiert werden, welche Datenkategorien er enthält, welche Rechtsgrundlage nach DSGVO die Verarbeitung stützt und welche Löschfrist gilt. Dazu müssen rechtliche, gesetzliche und vertragliche Anforderungen ermittelt, dokumentiert und aktuell gehalten werden. Die Verantwortung für die operative Umsetzung liegt bei den Systemverantwortlichen im IT-Betrieb.

Kryptographische Löschung als Sonderfall

Ein häufig übersehener Aspekt bei verschlüsselten Daten: Auch hier entbindet die Verschlüsselung nicht von der Löschpflicht. Die ISO 27002 nennt die kryptographische Löschung (Vernichtung des Schlüsselmaterials) zwar als anerkanntes Verfahren, dies muss im Löschkonzept dann aber auch bewusst als Methode definiert und dokumentiert sein.

Wie lässt sich die Umsetzung normkonform nachweisen?

Die Nachweisbarkeit ist sowohl aus DSGVO-Sicht (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2) als auch aus ISO-27001-Perspektive (dokumentierte Betriebsabläufe) ein zentrales Element. Ein Löschkonzept muss nicht nur existieren, es muss auch nachweisbar sein, dass es gelebt wird.

Durchgeführte Löschvorgänge müssen protokolliert und diese Protokolle als Nachweis für eine definierte Zeit aufbewahrt werden.

Maßnahmen für einen belastbaren Nachweis

Folgende Maßnahmen unterstützen den Nachweis auf beiden Ebenen:

• Protokollierung jeder durchgeführten Löschung mit Zeitstempel und Systemkennung
• Regelmäßige interne Audits der Löschprozesse durch DSB oder ISB
• Technische Reports aus Systemen, die automatisierte Löschvorgänge bestätigen
• Stichprobenprüfungen, ob gelöschte Daten tatsächlich nicht mehr wiederherstellbar sind
• Versionierte Dokumentation des Löschkonzepts mit Änderungshistorie
• Verwendung zugelassener, sicherer Löschsoftware

Im IT-Betrieb bietet sich die Integration in bestehende ITSM-Prozesse an. Löschvorgänge können als Change oder Task abgebildet werden, wodurch sie automatisch dokumentiert und nachvollziehbar sind. Ticketsysteme liefern so einen lückenlosen Audit-Trail, der sowohl bei Datenschutzprüfungen als auch bei Zertifizierungsaudits nach ISO 27001 standhält.

Löschkonzept als fortlaufender Prozess

Ein funktionierendes Löschkonzept im IT-Betrieb ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess an der Schnittstelle von Datenschutz und Informationssicherheit. Die DSGVO definiert die rechtlichen Pflichten, die ISO 27001 mit Maßnahme A.8.10 und der zugehörigen Umsetzungsanleitung der ISO 27002 liefert den strukturierten Rahmen für die technische und organisatorische Umsetzung.

Die enge Zusammenarbeit von DSB und ISB bildet die Grundlage für ein Löschkonzept, das beiden Normenwelten gerecht wird. Organisationen, die Datentöpfe systematisch erfassen, Löschverfahren normkonform definieren und deren Durchführung protokollieren, schaffen eine belastbare Basis für Aufsichtsbehörden und Zertifizierungsaudits gleichermaßen.

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Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bietet Unternehmen enorme Produktivitätschancen und Wettbewerbsvorteile. Gleichzeitig verschärft KI die Sicherheitsrisiken erheblich. Mit der Entwicklung leistungsfähigerer Frontier-AI-Modelle wächst der Handlungsdruck: Unternehmen müssen die Chancen nutzen und gleichzeitig Datenintegrität und Sicherheit gewährleisten. Dabei wird KI sowohl offensiv als auch defensiv zum entscheidenden Faktor.

Der doppelte Wettlauf gegen die Zeit

Der Einsatz von KI in Unternehmen geht derzeit mit einem zweifachen Wettlauf gegen die Zeit einher. Die nächste Generation von Frontier-AI-Modellen könnte die Bedrohungslage bereits in den nächsten sechs bis neun Monaten dramatisch verändern. Gleichzeitig versuchen Organisationen gerade erst, den Produktivitätsvorteil der KI für sich zu erschließen, ohne dabei die Datenintegrität zu gefährden.

Richtig eingesetzt kann KI helfen, Aufgaben schneller abzuarbeiten und effizienter zu operieren. Doch die Betrachtungsweise darf nicht bei der Effizienzsteigerung stehen bleiben. Im gleichen Maße, wie Frontier-AI-Modelle leistungsfähiger, portabler und breiter verfügbar werden, müssen Sie auch die Kehrseite berücksichtigen: Diese Werkzeuge stellen ihre Leistungsfähigkeit sowohl offensiv als auch defensiv unter Beweis.

Die unterschätzte Persistenz von KI-Modellen

Ein anschaulicher Vergleich für den aktuellen Zustand der KI: Viele Unternehmen verhalten sich, als hätten sie hohe Zäune um etwas Mächtiges, Wertvolles und noch nicht vollständig Verstandenes errichtet. Das Geschäftsmodell KI ist überzeugend, da es Geschwindigkeit, Effizienz und Wettbewerbsvorteile verspricht. Doch das Problem besteht nicht nur in der Nutzung der Technologie, sondern vielmehr darin, das damit einhergehende Risiko innerhalb einer geschützten Umgebung einzuzäunen.

Umstritten ist, ob KI wirklich kreativ sein kann. Passender erscheint der Begriff “persistent”, der die kontinuierliche und hartnäckige Abarbeitung von Aufgaben zum Ausdruck bringt. Bei KI-Modellen scheitert die Eindämmung häufig an mangelhafter Governance. Zusätzlich unterschätzen Menschen oft die Intelligenz und Anpassungsfähigkeit der von ihnen geschaffenen KI-Tools.

Der Weckruf: KI überschreitet vorgesehene Grenzen

Der gemeldete Vorfall bei Hugging Face ist zu einem Weckruf geworden. Ein Frontier-AI-Modell, das in einer kontrollierten Umgebung evaluiert wurde, suchte nach einer Abkürzung. Um sein Ziel zu erreichen, überschritt der Agent die vorgesehenen Grenzen, griff auf externe Ressourcen zu und hinterließ Informationen, die anderen Agenten helfen könnten, den Vorgang zu wiederholen.

Ob man dies als frühe Anomalie oder als Vorgeschmack auf das betrachtet, was noch kommen wird – die Lehre ist dieselbe: Sie sollten nicht davon ausgehen, dass die Schutzmaßnahmen von heute auch für die Modelle von morgen Bestand haben werden.

Das Problem liegt nicht in der Leistungsfähigkeit allein

Das zentrale Problem besteht nicht darin, dass Frontier-AI-Modelle exponentiell leistungsfähiger werden könnten. Es liegt vielmehr darin, dass sie bereits fähig genug sind, kleine Schwachstellen miteinander zu verknüpfen. Sie sind bereit, neue Pfade einzuschlagen und schneller zu agieren, als traditionelle Sicherheitsprozesse Schritt halten können.

Ein Modell muss im menschlichen Sinne nichts wollen, um Schaden anzurichten. Es braucht lediglich ein Ziel, ausreichende Zugriffsberechtigungen und unzureichende Kontrollmaßnahmen, um unvorhergesehene Wege zu gehen.

Handlungsbedarf: Vorbereitung auf Frontier AI

Wenn Sie mit der Stärkung der Abwehr abwarten, bis Frontier-AI-Modelle kommerziell verfügbar sind, verstreicht wertvolle Zeit. Bis dahin könnten dieselben Fähigkeiten, die Ihrem Unternehmen bei Innovationsbestrebungen helfen, auch Angreifern in die Hände spielen. Beispiele dafür sind:

• Automatisierung der Informationsbeschaffung über Zielunternehmen
• Identifikation von Schwachstellen in IT-Umgebungen
• Unbemerkte Aufspürung wertvoller Daten innerhalb des Netzwerks

Das Innovationstempo der KI lässt sich an dem messen, was bereits öffentlich bekannt ist. Allerdings finden weltweit unbekannte Entwicklungen in Frontier-AI-Modellen statt, die bisher ungeahnte Fähigkeiten weiter ausbauen.

KI-gestützte Verteidigungsstrategien

Die gute Nachricht: Sie stehen der anbrandenden Frontier-AI-Welle nicht machtlos gegenüber. Dieselben KI-Fähigkeiten, die neue Risiken schaffen, können auch die Abwehrmaßnahmen zum Eindämmen der Risiken stärken.

In dem Maße, wie sich Bedrohungen schneller und anpassungsfähiger weiterentwickeln, können menschliche Teams ohne Unterstützung nicht mit der geforderten Reaktionsgeschwindigkeit Schritt halten. Zu Verteidigungszwecken eingesetzte KI muss deshalb zu einem wesentlichen Bestandteil Ihrer Cyber-Resilienzstrategie werden.

Sechs konkrete Schutzmaßnahmen für Ihr Unternehmen

1. Verkleinerung der Angriffsfläche

Beseitigen Sie unnötige Internet-Exposition wie veraltete Anwendungen und VPN-Infrastrukturen. Was Angreifer nicht sehen können, können sie auch nicht ohne Weiteres als Einfallstor zweckentfremden.

2. Zero Trust überall umsetzen

Verlassen Sie sich nicht mehr auf Perimeterschutz allein. Das Prinzip des Zugriffs mit den geringsten Berechtigungen verhindert, dass sich sowohl KI-Agenten als auch menschliche Angreifer frei in Netzwerkumgebungen bewegen können.

3. Segmentierung kritischer Systeme

Schränken Sie die laterale Bewegung innerhalb von IT- und OT-Umgebungen ein. Hochwertige Daten, besonders wichtige Anwendungen und Authentifizierungssysteme sollten isoliert und streng kontrolliert werden.

4. Patching-Strategie überdenken

In einer KI-gesteuerten Bedrohungsumgebung können Schwachstellen mit geringer Kritikalität miteinander verkettet werden. Bewerten Sie die Zugangswege zu kritischen Daten, internetexponierten Ressourcen und der Authentifizierungsinfrastruktur neu.

5. Governance des KI-Einsatzes

Pauschale Verbote führen oft zu Schatten-KI. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden genehmigte Tools mit klaren Kontrollen, Transparenz und Richtlinienvorgaben zur Verfügung, anstatt nicht genehmigte Workarounds zu erzwingen.

6. KI zur Verteidigung einsetzen

Nutzen Sie KI nicht nur zur Produktivitätssteigerung. Ihre Sicherheitsteams benötigen KI-gestützte Erkennungs- und Reaktionsmaßnahmen, um mit KI-gestützten Angriffen Schritt zu halten.

Datenschutzkonforme KI-Nutzung: Was Sie beachten müssen

Der Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen wirft auch erhebliche datenschutzrechtliche Fragen auf. Die DSGVO fordert einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten, auch beim Einsatz von KI-Systemen. Sie müssen sicherstellen, dass:

• KI-Systeme transparent und nachvollziehbar arbeiten
• Datenschutzgrundsätze wie Datenminimierung und Zweckbindung eingehalten werden
• Betroffenenrechte auch bei automatisierten Entscheidungen gewahrt bleiben
• Datenschutz-Folgenabschätzungen bei riskanten KI-Anwendungen durchgeführt werden
• Auftragsverarbeitungsverträge mit KI-Anbietern abgeschlossen werden

Fazit: Jetzt handeln, bevor es zu spät ist

Alte IT-Systeme, die noch funktionieren, aber nicht angemessen abgesichert werden können, sind Zeitbomben im Zeitalter von Frontier AI. Wenn sie nicht sofort ersetzt oder gepatcht werden können, müssen sie isoliert und durch strengere Kontrollen abgeschirmt werden.

Unternehmen, die jetzt planen und in den verbleibenden Monaten handeln, bevor kommerzielle Frontier-AI-Modelle auf den Markt kommen, werden weitaus besser aufgestellt sein als ihre Mitbewerber. Die Verbindung von technischen Sicherheitsmaßnahmen und datenschutzkonformer Governance ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Professionelle Unterstützung für sichere KI-Implementierung

Die sichere und datenschutzkonforme Implementierung von KI-Systemen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Als spezialisierter externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie bei der rechtssicheren Einführung von KI-Technologien in Ihrem Unternehmen.

Wir helfen Ihnen dabei, die Balance zwischen Innovation und Datenschutz zu finden. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie KI-Potenziale nutzen und gleichzeitig Risiken kontrollieren können.

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„Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme ihr zu.” Solche Pflicht-Checkboxen finden sich häufig bei Kontaktformularen, Registrierungen oder Newsletter-Anmeldungen. Doch ist eine solche Zustimmung zur Datenschutzerklärung überhaupt erforderlich? Die Antwort lautet: In der Regel nein – und eine solche Gestaltung kann sogar zusätzliche rechtliche Probleme verursachen.

Die Datenschutzerklärung als einseitige Informationspflicht

Die Datenschutzerklärung (Privacy Policy) dient primär der Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO. Der Verantwortliche muss die betroffene Person unter anderem informieren über:

• Seine Identität und Kontaktdaten
• Die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
• Mögliche Empfänger der Daten
• Die geplante Speicherdauer
• Die Betroffenenrechte

Nach Art. 12 Abs. 1 DSGVO müssen diese Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form bereitgestellt werden. Dabei handelt es sich um eine einseitige gesetzliche Verpflichtung des Verantwortlichen. Die DSGVO verlangt weder, dass die betroffene Person die Datenschutzerklärung tatsächlich liest, noch dass sie deren Inhalt akzeptiert oder bestätigt.

Unterschied zwischen Information und Einwilligung

Informationspflichten bestehen grundsätzlich unabhängig von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Auch wenn Daten beispielsweise zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet werden, besteht eine Informationspflicht.

Die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist dagegen eine von mehreren möglichen Rechtsgrundlagen für eine Verarbeitung. Nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO muss sie freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegeben werden.

Entscheidend: Die Einwilligung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke – nicht auf die Datenschutzerklärung als solche. Eine Datenschutzerklärung kann eine erforderliche Einwilligung nicht ersetzen. Umgekehrt kann die Erklärung „Ich stimme der Datenschutzerklärung zu” eine unvollständige oder nicht rechtzeitig bereitgestellte Information nicht heilen.

Klare Position der Datenschutzkonferenz

Die Datenschutzkonferenz (DSK) stellte bereits 2018 in einem Beschluss klar, dass Betroffene Datenschutzhinweise nicht zur Kenntnis nehmen müssen. Hintergrund waren Fälle aus dem Gesundheitsbereich, in denen Patienten die Kenntnisnahme der Informationen nach Art. 13 DSGVO durch Unterschrift bestätigen sollten.

Die DSK betonte: „Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO bezweckt lediglich, dass der Patientin bzw. dem Patienten die Gelegenheit gegeben wird, die entsprechenden Informationen einfach und ohne Umwege zu erhalten. Sie oder er muss diese jedoch nicht zur Kenntnis nehmen, wenn sie oder er dies nicht möchte.”

Für den Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde ist keine Unterschrift erforderlich. Der Verantwortliche kann stattdessen die Aushändigung der Informationen vermerken oder einen Verfahrensablauf dokumentieren.

EDSA-Entscheidung: Wenn der „Akzeptieren”-Button irreführt

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) befasste sich in seinem verbindlichen Beschluss 5/2022 gegen WhatsApp mit der Problematik des „Akzeptieren”-Buttons. WhatsApp hatte Nutzer gezwungen, Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung zu akzeptieren, obwohl bestimmte Verarbeitungen auf Vertragserfüllung gestützt wurden – nicht auf eine Einwilligung.

Der EDSA sah darin einen Verstoß gegen den Grundsatz der Verarbeitung nach Treu und Glauben (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für Nutzer war nicht erkennbar, ob sie mit dem „Akzeptieren”-Button in die Datenverarbeitung einwilligten. Der EDSA betonte, dass die Vermeidung von Irreführung ein wesentliches Element der Verarbeitung nach Treu und Glauben sei.

Kernpunkte des EDSA-Beschlusses:

• Die Verarbeitung nach Treu und Glauben ist ein übergeordneter Grundsatz
• Daten dürfen nicht irreführend oder unerwartet verarbeitet werden
• Der Grundsatz hat eigenständige Bedeutung neben der Transparenzpflicht
• Er dient dem Ausgleich von Machtasymmetrien zwischen Verantwortlichen und Betroffenen

Risiko: Datenschutzerklärung als AGB-Bestandteil

Fordert ein Unternehmen Nutzer auf, die Datenschutzerklärung zu „akzeptieren” oder ihr „zuzustimmen”, entsteht der Eindruck, die darin enthaltenen Regelungen würden Vertragsbestandteil. Dies kann eine AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB auslösen.

Das Kammergericht Berlin (Urteil vom 27.12.2018, Az. 23 U 196/13) behandelte die Apple Datenschutzrichtlinie als Allgemeine Geschäftsbedingungen und erklärte mehrere Klauseln für unwirksam, weil sie mit gesetzlichen Regelungen zur Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung nicht vereinbar waren.

Der österreichische Oberste Gerichtshof (Entscheidung vom 23.11.2022, Az. 7 Ob 112/22d) stellte fest, dass bereits eine Bestätigung der Kenntnisnahme im jeweiligen Kontext eine Zustimmung implizieren kann – mit der Folge einer vollständigen Klauselkontrolle.

Fazit: Eine Zustimmung zur Datenschutzerklärung verschafft dem Unternehmen keine zusätzlichen datenschutzrechtlichen Befugnisse, kann aber eine zusätzliche zivilrechtliche Angriffsfläche eröffnen.

Rechtssichere Gestaltung: Hinweis mit Verlinkung

Für die Datenschutzerklärung ist weder eine „Zustimmung” erforderlich, noch muss der Nutzer bestätigen, sie „gelesen” oder „zur Kenntnis genommen” zu haben. Ausreichend ist ein deutlich sichtbarer Hinweis mit Verlinkung zur Datenschutzerklärung.

Best Practice für Formulare:

Anstelle von „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme ihr zu” empfiehlt sich:

„Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.”

Bei Einwilligungen sollte die Checkbox sich ausschließlich auf die konkrete Datenverarbeitung beziehen, nicht auf die Datenschutzerklärung:

„Ich willige ein, dass meine Daten zum Zweck des Newsletter-Versands verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.”

Professionelle Unterstützung bei der DSGVO-Compliance

Die korrekte Gestaltung von Datenschutzerklärungen und Einwilligungen ist nur ein Baustein der DSGVO-Compliance. Als erfahrener externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie bei der rechtssicheren Umsetzung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Unsere Leistungen umfassen:

• Erstellung und Prüfung von Datenschutzerklärungen
• Gestaltung rechtssicherer Einwilligungsprozesse
• Durchführung von Datenschutz-Audits
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Kontinuierliche Betreuung als externer Datenschutzbeauftragter

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen rechtssicher und effizient DSGVO-konform aufstellen.

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E-Mails gehören zum Geschäftsalltag wie Telefon und PC. Doch während die meisten Unternehmen selbstverständlich über technische Mindeststandards verfügen, herrscht beim Thema E-Mail-Verschlüsselung häufig Unsicherheit: Was muss ich als Verantwortlicher tun? Wo reicht Transportverschlüsselung aus – und wann wird Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zur Pflicht?

Zwei aktuelle Gerichtsentscheidungen zeigen, dass diese Fragen auch für die Rechtsprechung nicht trivial sind. Höchste Zeit für eine fundierte Einordnung.

Der rechtliche Rahmen: DSGVO setzt auf risikobasierten Ansatz

Die DSGVO gibt keine starren technischen Vorgaben vor. Stattdessen verlangt Art. 32 DSGVO ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen.

Diese abstrakte Formulierung hat die Datenschutzkonferenz (DSK) in ihrer Orientierungshilfe „Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail” vom 16.06.2021 praxisnah konkretisiert. Die Orientierungshilfe unterscheidet zwischen normalen und hohen Risiken und leitet daraus entsprechende technische Anforderungen ab.

Wichtig: Die DSK-Orientierungshilfe betrachtet ausschließlich Transportrisiken. Risiken ruhender oder weiterverarbeiteter Daten sowie besondere Übermittlungsumstände können zusätzliche Maßnahmen erforderlich machen.

Was Sie mindestens tun müssen: Transportverschlüsselung als Pflichtstandard

Bei normalen Risiken – also dem alltäglichen Versand personenbezogener Daten ohne besondere Sensibilität – verlangt die DSK mindestens eine obligatorische Transportverschlüsselung.

Technische Anforderungen im Detail

Konkret bedeutet dies:

• Der E-Mail-Server muss den Aufbau einer TLS-Verbindung erzwingen (per SMTPS oder STARTTLS)
• Ausschließlich vom BSI zugelassene Algorithmen gemäß BSI TR-02102-2 (aktuell Version 2026-01) dürfen verwendet werden
• Unterstützt die Gegenstelle kein TLS, muss die Verbindung abgebrochen werden – unverschlüsselte Übertragung ist keine Option
• Bei externen E-Mail-Diensteanbietern müssen Sie sich vergewissern, dass diese die BSI-Anforderungen (TR-03108 sowie TR-03182 zur E-Mail-Authentifizierung) erfüllen

Fazit: Die Transportverschlüsselung ist die absolute Untergrenze und sollte in jedem Unternehmen als verbindlicher Standard implementiert sein.

Wann Sie mehr tun sollten: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei erhöhtem Risiko

Sobald das Risiko steigt, reicht die einfache Transportverschlüsselung nicht mehr aus. Ein erhöhtes Risiko liegt vor, wenn:

• Ein Vertraulichkeitsbruch zu hohem finanziellen oder immateriellen Schaden führen kann
• Berufsgeheimnisse betroffen sind
• Besonders sensible personenbezogene Daten übermittelt werden
• Rechnungen mit nennenswerten Beträgen versendet werden

In solchen Fällen empfiehlt die DSK:

• Qualifizierte Transportverschlüsselung (z. B. über DANE oder DNSSEC)
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über S/MIME oder OpenPGP

Für besondere Szenarien wie den Versand von Sozialdaten verlangen Aufsichtsbehörden zwingend eine Inhaltsverschlüsselung.

Aktuelle Rechtsprechung: Widersprüchliche Signale der Gerichte

Die Frage, wann genau eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich ist, wird von deutschen Gerichten unterschiedlich beantwortet.

OLG Schleswig: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei Rechnungen erforderlich

Das OLG Schleswig entschied im Dezember 2024 (Az.: 12 U 9/24), dass ein Handwerksbetrieb beim Versand einer Rechnung über 15.000 Euro gegen Art. 5, 24 und 32 DSGVO verstoßen habe. Die reine Transportverschlüsselung genüge nicht – das hohe finanzielle Risiko einer Rechnungsmanipulation hätte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfordert. Dem geschädigten Kunden wurde Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zugesprochen.

LG Karlsruhe: Transportverschlüsselung ausreichend

Anders das LG Karlsruhe im Mai 2026 (Az.: 8 O 266/25): Trotz einer manipulierten Rechnung über rund 109.000 Euro für Goldbarren verneinte das Gericht eine generelle Pflicht zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Transportverschlüsselung genüge den üblichen Sicherheitserwartungen des Geschäftsverkehrs. Zudem sei der Anwendungsbereich der DSGVO nicht eröffnet, da die manipulierte Bankverbindung keine personenbezogenen Daten der betroffenen Person darstelle.

LG Rostock: Mitwirkungspflichten der Empfänger

Das LG Rostock (Az.: 2 O 450/24, November 2024) stellte fest, dass bei einvernehmlicher E-Mail-Kommunikation keine zwingenden Sicherheitsvorgaben bestehen. Allerdings müssen Empfänger auf deutliche Manipulationshinweise achten – etwa Rechtschreibfehler, kryptische Umlaute oder geänderte Bankverbindungen – und Unstimmigkeiten klären.

Rechtliche Einordnung

Die Rechtsprechung ist an dieser Stelle noch nicht gefestigt. Da die Landgerichte in der Instanzenhierarchie unter dem OLG Schleswig stehen und die Entscheidungen zeitlich eng beieinanderliegen, sind weitere – möglicherweise obergerichtliche – Klärungen zu erwarten.

Bis dahin sollten sich verantwortliche Stellen am strengeren Maßstab des OLG Schleswig orientieren, insbesondere beim Versand von Rechnungen mit nennenswerten Beträgen.

Praktische Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen

1. Transportverschlüsselung als Mindeststandard etablieren

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Infrastruktur ausschließlich verschlüsselte Verbindungen zulässt und den BSI-Vorgaben entspricht.

2. Risikobewertung dokumentieren

Führen Sie eine nachvollziehbare Risikobewertung für verschiedene E-Mail-Kategorien durch. Dokumentieren Sie, wann Sie welches Verschlüsselungsniveau einsetzen – und warum.

3. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung technisch ermöglichen

Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen für S/MIME oder OpenPGP, damit Ihre Mitarbeitenden bei Bedarf Ende-zu-Ende-verschlüsselt kommunizieren können.

4. Klare interne Regelungen schaffen

Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klare Richtlinien, wann welche Verschlüsselungsmethode zu nutzen ist. Besonders hilfreich sind:

• Konkrete Beispielszenarien aus Ihrem Geschäftsalltag
• Ein internes FAQ zum Thema E-Mail-Verschlüsselung
• Einfache Entscheidungshilfen für Mitarbeitende
• Ansprechpartner bei Zweifelfällen

5. Mitarbeitende sensibilisieren

Schulen Sie Ihre Beschäftigten regelmäßig zu den Risiken unverschlüsselter E-Mail-Kommunikation und zu den verfügbaren technischen Lösungen in Ihrem Unternehmen.

Fazit: Rechtssicherheit durch vorausschauende Risikoeinschätzung

Die E-Mail-Verschlüsselung ist kein rein technisches Thema, sondern eine rechtliche Anforderung mit erheblichem Haftungsrisiko. Die aktuelle Rechtsprechung zeigt: Im Streitfall kann fehlende Verschlüsselung teuer werden.

Unsere Empfehlung:

• Transportverschlüsselung ist Pflicht – ohne Ausnahme
• Bei Rechnungen, sensiblen Daten oder Berufsgeheimnissen sollten Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einsetzen
• Dokumentieren Sie Ihre Risikobewertung nachvollziehbar
• Im Zweifelsfall: Lieber eine Sicherheitsstufe höher als eine zu niedrig

Sie sind unsicher, welche Verschlüsselungsstandards für Ihre Geschäftsprozesse gelten? Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie bei der rechtssicheren Ausgestaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation – von der Risikobewertung über die technische Umsetzung bis zur Mitarbeiterschulung.

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und schaffen Sie Rechtssicherheit für Ihre E-Mail-Kommunikation.

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Der Europäische Datenschutzausschuss bestätigt in seinem Bericht zum Coordinated Enforcement Framework 2025: Das Löschbegehren gehört neben dem Auskunftsersuchen zu den am häufigsten ausgeübten Betroffenenrechten der DSGVO. Für Unternehmen bedeutet das eine klare Handlungsaufforderung. Wer die rechtlichen Anforderungen nicht kennt oder organisatorisch nicht vorbereitet ist, riskiert Bußgelder und Reputationsschäden.

Warum gibt es überhaupt ein Recht auf Löschung?

Der Ausgangspunkt ist einfach: Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Wo keine Rechtsgrundlage mehr besteht, darf nicht weiter verarbeitet werden. Art. 17 DSGVO setzt genau hier an. Fällt die Rechtsgrundlage weg, entsteht spiegelbildlich die Pflicht zur Löschung.

Das kann passieren, weil:

• eine Einwilligung widerrufen wurde
• ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO Erfolg hatte
• eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
• der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung erreicht wurde

Das Löschen ist damit keine lästige Zusatzpflicht, sondern die logische Konsequenz einer Rechtsordnung, die Datenverarbeitung an Zweck und Erlaubnis knüpft. Ein positiver Nebeneffekt: Weniger Daten bedeuten weniger Verwaltungsaufwand, weniger Dokumentationspflichten und weniger Angriffsfläche für Datenschutzverletzungen.

Recht auf Vergessenwerden: Was ist der Unterschied?

Das Recht auf Vergessenwerden wird oft mit dem Recht auf Löschung gleichgesetzt, bezieht sich aber auf eine andere Dimension. Es betrifft vor allem Personen, die durch Presseberichterstattung in die Öffentlichkeit geraten sind und deren Daten über Such-Indizes und Archive im Internet weitverbreitet sind.

Rechtliche Grundlage und Entwicklung

Das Recht auf Vergessenwerden ist in Art. 17 Abs. 2 DSGVO geregelt. Die Grundlage schuf der EuGH mit dem Grundsatzurteil „Google Spain” (C-131/12) aus 2014. Der Gerichtshof entschied, dass Suchmaschinen in bestimmten Fällen dazu verpflichtet werden können, Suchergebnisse zu Personen zu entfernen.

Im Urteil vom 08.12.2022 (C-460/20) entwickelte der EuGH die Maßstäbe weiter: Die betroffene Person muss die offensichtliche Unrichtigkeit der beanstandeten Information darlegen. Der bloße Verweis auf den Zeitablauf reicht allein nicht mehr aus.

Kernunterschied: Reichweite der Löschung

Das Recht auf Löschung setzt beim Verantwortlichen an, der die Daten selbst erhoben hat. Es erfasst unmittelbar alle bei ihm gespeicherten Daten.

Das Recht auf Vergessenwerden strahlt dagegen auf Dritte aus. Wer Daten über eine Person veröffentlicht hat, muss nach Art. 17 Abs. 2 DSGVO angemessene Maßnahmen ergreifen, damit auch andere Verantwortliche Verlinkungen und Kopien entfernen. Betroffene können zusätzlich direkt gegen Suchmaschinen vorgehen.

Die sechs Löschgründe nach Art. 17 DSGVO

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn:

1. Zweckfortfall: Die Daten sind für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig
2. Widerruf der Einwilligung: Die Einwilligung wurde widerrufen und es fehlt eine andere Rechtsgrundlage
3. Erfolgreicher Widerspruch: Die betroffene Person hat Widerspruch nach Art. 21 DSGVO eingelegt und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe vor
4. Unrechtmäßige Verarbeitung: Die Daten wurden von Anfang an unrechtmäßig verarbeitet
5. Rechtliche Löschpflicht: Eine Rechtspflicht nach Unions- oder mitgliedstaatlichem Recht zur Löschung besteht
6. Daten von Minderjährigen: Die Daten wurden von Minderjährigen in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft erhoben

Wichtig: Der EuGH hat klargestellt, dass nicht jeder DSGVO-Verstoß automatisch zur Rechtswidrigkeit der Verarbeitung führt. Ein fehlender Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis oder eine unvollständige Datenschutzerklärung reichen nicht aus.

So wird ein Löschbegehren geltend gemacht

Der Antrag auf Löschung ist formfrei. Er kann schriftlich, per E-Mail oder mündlich gestellt werden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich die Schriftform.

Sie dürfen als Verantwortlicher Zusatzinformationen zur Identität anfordern, wenn begründete Zweifel bestehen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Ein pauschales Verlangen nach Ausweiskopie geht jedoch zu weit.

Praxistipp: Vor dem Löschbegehren lohnt sich häufig ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO. Beide Anträge lassen sich auch kombinieren. Musterformulare stellen die Aufsichtsbehörden bereit.

Fristen für die Bearbeitung von Löschanträgen

Sie müssen auf ein Löschbegehren unverzüglich reagieren. Spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang ist die betroffene Person über die getroffenen Maßnahmen zu informieren (Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO).

Die Frist lässt sich um zwei weitere Monate verlängern, wenn der Antrag komplex ist oder viele Anträge gleichzeitig eingehen. Die Verlängerung muss innerhalb des ersten Monats mitgeteilt und begründet werden.

Wichtig: Die eigentliche Löschung ist unverzüglich zu vollziehen, sobald die Voraussetzungen feststehen. Sie dürfen sie nur so lange hinauszögern, wie es zur sachlichen Prüfung nötig ist.

Wann bestehen Ausnahmen vom Löschen?

Art. 17 Abs. 3 DSGVO nennt wichtige Ausnahmen. Eine Löschpflicht besteht nicht, wenn:

• die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist
• die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben verarbeitet werden
• die Verarbeitung im öffentlichen Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit liegt
• Archiv-, Forschungs- oder Statistikzwecke im öffentlichen Interesse verfolgt werden
• die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Die Ausnahmen gelten nur so lange, wie ihr jeweiliger Zweck besteht. Fällt dieser weg, greift der Löschanspruch wieder.

Aufbewahrungspflichten versus Löschpflichten

Die häufigste Ausnahme in der Unternehmenspraxis sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten:

• § 147 AO: Steuerliche Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre)
• § 257 HGB: Handelsrechtliche Aufbewahrung
• Verjährungsfristen: Z.B. Bewerbungsunterlagen sechs Monate wegen möglicher AGG-Klagen

Die richtige Reaktion: Einschränkung der Verarbeitung

Sobald Daten nur noch zur Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht gespeichert werden, ändert sich der Verarbeitungszweck. Die richtige Reaktion ist eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 Abs. 1 lit. b DSGVO:

• Daten aus aktiven Systemen entfernen
• Archivierung in separaten Bereichen
• Sperrung für den Zugriff im Tagesgeschäft
• Zugriff nur für klar benannte Personen im Bedarfsfall

Rechtsprechung: Das OLG Dresden stellte mit Urteil vom 14.12.2021 (4 U 1278/21) klar, dass steuerliche Aufbewahrungspflichten einem Löschungsanspruch nicht entgegenstehen, wenn die Daten schon dem Grunde nach unrechtmäßig gespeichert wurden.

Technische Umsetzung: Was bedeutet „Löschen” wirklich?

Die DSGVO gibt keine direkte Definition des „Löschens”. Das juristische Löschen verlangt eine technisch wirksame Umsetzung. Was „wirksam” bedeutet, ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Aufsichtsbehörden-Leitlinien, technischen Standards und der Rechtsprechung.

Technische Anforderungen an datenschutzkonformes Löschen

• Vollständige Entfernung: Daten müssen so gelöscht werden, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen oder zumindest unverhältnismäßig aufwendig ist
• Erfassung aller Systeme: Backups, Archive, Cloud-Speicher und Drittanbieter einbeziehen
• Dokumentation: Nachweis der durchgeführten Löschung für Rechenschaftspflicht
• Löschkonzept: Organisatorische und technische Prozesse festlegen

Ihr Fahrplan zur DSGVO-konformen Löschpraxis

1. Löschkonzept erstellen
Dokumentieren Sie, wann welche Daten automatisiert oder auf Antrag gelöscht werden.

2. Prozesse etablieren
Definieren Sie klare Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Löschanträgen.

3. Fristen im Blick behalten
Implementieren Sie Erinnerungssysteme für Aufbewahrungsfristen.

4. Mitarbeiter schulen
Sensibilisieren Sie Ihr Team für Betroffenenrechte und die korrekte Bearbeitung.

5. Technische Umsetzung prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme vollständiges Löschen ermöglichen.

Fazit: Löschen als Chance für mehr Datenschutz-Compliance

Das Recht auf Löschung ist mehr als eine lästige Pflicht. Es ist Ausdruck eines grundlegenden Prinzips: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es einen legitimen Grund dafür gibt. Unternehmen, die ihre Löschprozesse professionell aufsetzen, reduzieren nicht nur rechtliche Risiken, sondern auch ihren Verwaltungsaufwand.

Sie benötigen Unterstützung bei der Umsetzung eines rechtssicheren Löschkonzepts? Als externer Datenschutzbeauftragter entwickeln wir mit Ihnen praxistaugliche Lösungen, die zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Betroffenenrechte effizient und DSGVO-konform umsetzen.

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Bei der Einstellung neuer Beschäftigter fallen zahlreiche organisatorische Aufgaben an, die von Personalabteilung, Vorgesetzten und IT-Abteilung koordiniert werden. Damit die datenschutzrechtliche Komponente dabei nicht zu kurz kommt, haben wir für Sie eine umfassende Datenschutz-Checkliste zusammengestellt, die alle relevanten Aspekte bei der Einstellung neuer Mitarbeiter abdeckt.

Bewerbungsphase: Grundlage für DSGVO-Compliance

Ein datenschutzkonformes Beschäftigungsverhältnis beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Schon im Bewerbungsverfahren dürfen Sie nur personenbezogene Daten erheben, die für die Einstellungsentscheidung und die anschließende Durchführung des Arbeitsverhältnisses tatsächlich erforderlich sind.

Wichtige Maßnahmen in der Bewerbungsphase:

• Personalfragebögen regelmäßig auf Erforderlichkeit überprüfen
• Nur relevante Daten abfragen
• Bewerber transparent über die Datenverarbeitung informieren
• Datenschutzhinweise bereits bei der Bewerbung bereitstellen

Datenschutzhinweise für Beschäftigte erstellen

Informationspflichten gemäß DSGVO bestehen nicht nur gegenüber Websitebesuchern, sondern auch gegenüber allen Beschäftigten. Da Arbeitgeber mindestens Namen, Kontaktdaten und Kontodaten ihrer Mitarbeiter verarbeiten, müssen sie umfassend über die Datenverarbeitung informieren.

Praktische Umsetzung der Informationspflicht

Stellen Sie die Datenschutzhinweise als separates Dokument bereit, idealerweise zusammen mit dem Personalfragebogen oder den übrigen Onboarding-Unterlagen. Eine Unterschrift der Beschäftigten ist rechtlich nicht erforderlich, eine dokumentierte Kenntnisnahme aus Nachweisgründen jedoch empfehlenswert.

Aktualisieren Sie die Hinweise regelmäßig, insbesondere wenn sich Verarbeitungszwecke, Empfänger oder Speicherfristen ändern.

Verpflichtung auf Vertraulichkeit gemäß Art. 29 DSGVO

Alle Personen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, dürfen diese nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten. Dies muss durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden.

Rechtssichere Umsetzung:

• Schriftliche Belehrung über die Weisungsgebundenheit
• Verpflichtung auf Vertraulichkeit in separatem Dokument (nicht im Arbeitsvertrag)
• Gegenzeichnung durch Beschäftigte zur Dokumentation
• Ablage in der Personalakte
• Optional: Integration weiterer Regelungen wie Verbot der privaten E-Mail-Nutzung

Einwilligung bei Fotonutzung einholen

Möchten Sie Ihre Neueinsteiger auf der Unternehmenswebsite, in Social-Media-Kanälen, im Intranet oder in sonstigen Kommunikationsmitteln mit einem Foto vorstellen, benötigen Sie dafür eine ausdrückliche Einwilligung. Diese sollte schriftlich eingeholt und dokumentiert werden, um im Zweifelsfall den Nachweis führen zu können.

Vereinbarung zur Nutzung von IT-Systemen und zum mobilen Arbeiten

Vereinbarungen zum Umgang mit IT-Systemen und digitalen Kommunikationsmitteln erhöhen als organisatorische Maßnahme das Datenschutzniveau und die IT-Sicherheit erheblich.

Wesentliche Regelungsinhalte

• Verhalten am Arbeitsplatz
• Umgang mit Passwörtern und mobilen Datenträgern
• Nutzung von E-Mail, Internet und Cloud-Diensten
• Umgang mit betrieblichen Endgeräten
• Private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel
• Home-Office-Regelungen

Erstellen Sie diese Vereinbarungen gesondert und händigen Sie sie zu Beginn des Arbeitsverhältnisses aus. Die Kenntnisnahme sollte dokumentiert werden, beispielsweise durch Unterzeichnung oder aktive Bestätigung in der Personalmanagement-Software.

Zutritts- und Zugangsrechte nach dem Need-to-Know-Prinzip

Einrichtung der Zutrittsrechte

Dokumentieren Sie die Ausgabe von Schlüsseln oder Chipkarten sorgfältig und gewähren Sie Zutritt ausschließlich zu den Räumlichkeiten, die für die Aufgabenerfüllung notwendig sind. Überprüfen Sie die vergebenen Rechte regelmäßig, insbesondere bei internen Wechseln, längeren Abwesenheiten und beim Ausscheiden von Beschäftigten.

Einrichtung der Zugangsrechte zu IT-Systemen

Beschäftigte dürfen nur auf personenbezogene Daten zugreifen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben tatsächlich benötigen. Setzen Sie das Need-to-Know-Prinzip konsequent um, beispielsweise durch rollenbasierte Berechtigungskonzepte.

Dokumentieren Sie die vergebenen Zugangsrechte von Beginn an nachvollziehbar, um spätere Überprüfungen und Anpassungen zu erleichtern.

Schulung der Beschäftigten zum Datenschutz

Die regelmäßige Schulung von Beschäftigten zum Datenschutz ist eine gesetzliche Pflicht des Unternehmens, deren Einhaltung vom Datenschutzbeauftragten überwacht wird.

Empfohlene Schulungsinhalte

• Überblick zu gesetzlichen Vorgaben der DSGVO
• Interne Datenschutzprozesse
• Unternehmensweite IT-Sicherheitsvorgaben
• Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten im Home-Office
• Sensibilisierung für Phishing-Attacken
• Umgang mit Datenpannen
• Sichere Nutzung von Kollaborationstools

Die Erstschulung sollte unmittelbar nach Arbeitsantritt erfolgen. Wiederholungsschulungen im Rhythmus von ein bis zwei Jahren haben sich in der Praxis bewährt, ergänzt durch anlassbezogene Unterweisungen bei neuen Systemen oder relevanten Sicherheitsvorfällen.

Einführung in das Datenschutz-Management

Verfügt Ihr Unternehmen über ein dokumentiertes Datenschutzmanagement, machen Sie alle Beschäftigten mit den relevanten Inhalten vertraut. Nur wer die Prozesse zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben kennt, kann diese auch befolgen.

Neue Beschäftigte sollten insbesondere wissen, an wen sie sich bei Auskunftsersuchen, Löschanfragen, Datenschutzvorfällen oder Anfragen von Aufsichtsbehörden wenden müssen.

Beteiligung des Betriebsrats datenschutzkonform gestalten

Besteht in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, achten Sie bei dessen Beteiligung darauf, nur die Informationen zu übermitteln, die für die Wahrnehmung der Beteiligungsrechte im konkreten Einstellungsverfahren erforderlich sind.

Datenschutzkonforme Praxis:

• Nur erforderliche personenbezogene Daten übermitteln
• Digitale Bereitstellung mit zeitlich begrenztem Zugriff möglich
• Unterlagen nach Abschluss des Beteiligungsverfahrens zurückgeben oder löschen
• Digitale Zugriffe beenden
• Dauerhafte Aufbewahrung durch Betriebsrat in der Regel nicht erforderlich

Fazit: Onboarding-Checkliste für DSGVO-Compliance

Alle aufgelisteten Themen müssen bei jeder Neueinstellung berücksichtigt werden. Eine strukturierte Onboarding-Checkliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass datenschutzrechtliche Anforderungen nicht erst nachträglich erfüllt werden müssen.

Eine solche Checkliste eignet sich zudem hervorragend, um weitere administrative und organisatorische Angelegenheiten außerhalb des Datenschutzes strukturiert zu erfassen und nichts zu vergessen.

Professionelle Unterstützung durch externe Datenschutzbeauftragte

Die Vielzahl der datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Einstellung neuer Beschäftigter zeigt: DSGVO-Compliance erfordert Fachwissen, Zeit und kontinuierliche Aufmerksamkeit. Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie mit Rundum-Sorglos-Paketen dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Von der Erstellung individueller Datenschutzhinweise über die Entwicklung von Schulungskonzepten bis zur Implementierung eines vollständigen Datenschutz-Managements – wir entlasten Sie rechtssicher und kosteneffizient.

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie wir Ihr Unternehmen bei der DSGVO-Compliance unterstützen können.

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Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – ob durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – zieht stets organisatorische Veränderungen nach sich. Für die verbleibende Belegschaft ist Klarheit wichtig: Wer verlässt das Unternehmen wann? Wie werden die Aufgaben verteilt? Wird die Position nachbesetzt?

Die Kommunikation von Kündigungen erfordert jedoch höchste Sorgfalt. Neben arbeitsrechtlichen Aspekten spielen der Schutz personenbezogener Daten und das Vertrauen innerhalb der Organisation eine zentrale Rolle. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Bekanntgabe von Kündigungsgründen aus datenschutzrechtlicher Sicht achten müssen.

Datenschutz gilt auch für mündliche Mitteilungen

Ein weit verbreiteter Irrtum: Datenschutzregeln gelten nur für schriftliche Dokumente oder digitale Daten. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg stellt in seinem Tätigkeitsbericht 2025 ausdrücklich klar: Auch mündliche Äußerungen im Beschäftigungsverhältnis unterliegen datenschutzrechtlichen Regelungen.

Diese Verpflichtung ergibt sich für private Unternehmen aus § 26 Abs. 7 BDSG, für den öffentlichen Bereich in Baden-Württemberg aus § 2 Abs. 4 S. 1, 2 LDSG. In anderen Bundesländern können abweichende Landesdatenschutzgesetze gelten – eine bundeslandspezifische Prüfung ist daher erforderlich.

Wichtig: Sie können datenschutzrechtliche Anforderungen nicht umgehen, indem Sie Kündigungsgründe lediglich mündlich kommunizieren. Auch Gespräche am Kaffeeautomaten oder in Teambesprechungen unterliegen den DSGVO-Grundsätzen.

Das Need-to-know-Prinzip: Wer muss es wirklich wissen?

Bevor Sie eine Kündigung kommunizieren, sollten Sie den Empfängerkreis sorgfältig definieren. Nicht jeder Mitarbeitende im Unternehmen benötigt diese Information. Das Need-to-know-Prinzip besagt: Nur Personen, die die Information für ihre Arbeit tatsächlich benötigen, dürfen sie erhalten.

Relevante Personenkreise können sein:

• Direkte Teamkollegen, die Aufgaben übernehmen müssen
• Vorgesetzte und betroffene Abteilungsleiter
• HR-Mitarbeitende für administrative Prozesse
• IT-Abteilung für Zugangsberechtigungen
• Personen, die gemeinsam an Projekten arbeiten

Eine unternehmensweite E-Mail oder Bekanntgabe in allgemeinen Mitarbeiterversammlungen ist in den meisten Fällen nicht erforderlich und datenschutzrechtlich problematisch. Prüfen Sie im Einzelfall, welche Bereiche von der Kündigung tatsächlich betroffen sind und organisatorisch reagieren müssen.

Grundsatz der Datenminimierung: Weniger ist mehr

Der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit (auch Datenminimierung genannt) verlangt, dass Sie nur die objektiv notwendigen Informationen mit dem erforderlichen Personenkreis teilen. Bei Kündigungen bedeutet das konkret:

Was Sie kommunizieren sollten:

• Name der ausscheidenden Person
• Zeitpunkt des Ausscheidens
• Ggf. Übergangsregelungen für Aufgabenverteilung
• Ansprechpartner für Rückfragen zu Projekten

Was Sie nicht kommunizieren sollten:

• Kündigungsgründe (verhaltensbedingt, personenbedingt, betriebsbedingt)
• Details zum Kündigungsprozess
• Persönliche Hintergründe oder Konflikte
• Informationen über Abfindungen oder Aufhebungsverträge
• Leistungsbeurteilungen oder Kritikpunkte

Für die Fortführung des Betriebsablaufs ist die Kenntnis der Kündigungsgründe regelmäßig nicht erforderlich. Die Information über das Ausscheiden und den Zeitpunkt genügt vollständig, um organisatorische Maßnahmen einzuleiten.

Der richtige Zeitpunkt der Kommunikation

Eine weitere wichtige Regel: Kommunizieren Sie eine Kündigung erst dann intern, wenn die betroffene Person entweder selbst gekündigt hat oder ihr eine arbeitgeberseitige Kündigung zugestellt wurde.

Eine vorzeitige Kommunikation – etwa während laufender Kündigungsüberlegungen oder vor Zustellung der Kündigung – verletzt die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Besonderheiten bei betriebsbedingten Kündigungen

Bei betriebsbedingten Kündigungen kann eine erweiterte Kommunikation notwendig sein, etwa wenn strukturelle Veränderungen oder Umstrukturierungen anstehen. Auch hier gilt jedoch: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und vermeiden Sie personenbezogene Details zu einzelnen Kündigungen.

Weitere Ausführungen zu diesem speziellen Fall finden Sie im aktuellen Tätigkeitsbericht des LfDI Baden-Württemberg.

Praktische Empfehlungen für Ihr Unternehmen

Etablieren Sie klare Kommunikationsrichtlinien:

1. Definieren Sie Standardprozesse für die Kommunikation von Kündigungen
2. Schulen Sie Führungskräfte im datenschutzkonformen Umgang mit Personalveränderungen
3. Erstellen Sie Musterformulierungen für interne Mitteilungen
4. Benennen Sie Verantwortliche für die Kommunikation (z.B. HR-Abteilung)
5. Dokumentieren Sie Empfängerkreise für Nachweiszwecke

Typische Formulierung für interne Mitteilungen:

“Wir möchten Sie darüber informieren, dass Frau/Herr [Name] unser Unternehmen zum [Datum] verlassen wird. Für die Übergangszeit ist [Name] Ansprechpartner für [Thema]. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson].”

Fazit: Datenschutz wahren, Vertrauen stärken

Die Kommunikation von Kündigungen ist ein sensibles Thema, das rechtssichere Prozesse erfordert. Aus datenschutzrechtlicher Sicht müssen Sie mehrere Grundsätze beachten:

• Datenminimierung: Kommunizieren Sie nur das Ausscheiden und den Zeitpunkt, nicht die Gründe
• Need-to-know-Prinzip: Informieren Sie nur tatsächlich betroffene Personen
• Zeitpunkt: Kommunizieren Sie erst nach Zustellung der Kündigung
• Form: Auch mündliche Mitteilungen unterliegen dem Datenschutz

Ein datenschutzkonformer Umgang mit Kündigungen schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden in einen fairen und respektvollen Umgang mit persönlichen Daten.

Benötigen Sie Unterstützung bei der DSGVO-konformen Personalverwaltung?

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Beschäftigtendatenschutz sind komplex und ändern sich kontinuierlich. Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie dabei, Ihre HR-Prozesse rechtssicher zu gestalten – von der Bewerbung bis zum Austritt.

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalprozesse DSGVO-konform aufsetzen und rechtliche Risiken minimieren. Unser Full-Service-Ansatz entlastet Sie vollständig und sorgt für durchgängige Rechtssicherheit in allen Datenschutzfragen.

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Mitarbeiterbefragungen sind heute fester Bestandteil moderner Unternehmensführung. Ob Pulse Checks, Engagement Surveys oder Feedbacks zu Führungskräften – Ziel ist es, Missstände frühzeitig zu erkennen und Arbeitsbedingungen zu verbessern. Doch datenschutzrechtlich bergen diese Befragungen erhebliche Risiken, insbesondere wenn sie nicht wirklich anonym sind.

Der Tätigkeitsbericht 2025 des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg zeigt deutlich: Vermeintlich anonyme Zufriedenheitsbefragungen werden schnell zur personenbezogenen Datenverarbeitung – mit allen rechtlichen Konsequenzen für Rechtsgrundlage, Einwilligung und Informationspflichten.

Wann liegt ein Personenbezug bei Mitarbeiterbefragungen vor?

Zwei kritische Ebenen des Personenbezugs

Personenbezug kann bei Mitarbeiterbefragungen auf zwei unterschiedlichen Ebenen entstehen:

Bezug auf die teilnehmenden Beschäftigten:

• E-Mail-Adressen oder andere Kennungen zur Einladung
• Technische Daten wie IP-Adresse, Browser-Kennung oder Spracheinstellungen
• Inhaltliche Antworten, die durch Kombination von Merkmalen Rückschlüsse auf Einzelpersonen erlauben

Bezug auf Dritte durch den Inhalt der Fragen:

• Bewertungen von Vorgesetzten
• Bewertungen kleiner Bereiche wie IT-Support mit wenigen Mitarbeitern

Die kritische Gruppengröße: Wann ist Anonymität gewährleistet?

Der LfDI betont, dass die Auswertung so zu gestalten ist, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Als Faustregel empfiehlt die Aufsichtsbehörde:

• Mindestens sieben Personen/Teilnahmen für allgemeine Umfragen
• Mindestens zwölf Personen/Teilnahmen bei Gesundheitsdaten

Erst ab diesen Gruppengrößen kann ein Personenbezug ausgeschlossen werden.

Externe Dienstleister: Vorsicht bei Rohdatenzugriff

Besonders kritisch wird es bei externen Dienstleistern. Auch wenn Ihr Unternehmen nur aggregierte Ergebnisse erhält, bleibt die Befragung personenbezogen, wenn der Dienstleister als Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Rohdaten hat – und Sie theoretisch über Ihr Weisungsrecht Zugriff verlangen könnten.

Rechtsgrundlagen: Wann ist eine Einwilligung erforderlich?

Keine Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis

Der LfDI stellt klar: Allgemeine Zufriedenheitsbefragungen sind in der Regel nicht erforderlich für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Damit scheidet Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage aus. Nur bei Fragen mit unmittelbarem Bezug zum Beschäftigungsverhältnis kann diese Rechtsgrundlage herangezogen werden.

Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Bei allgemeinen Zufriedenheitsbefragungen verlangt der LfDI eine Einwilligung der Beschäftigten. Dabei lauert jedoch eine zentrale Hürde: die Freiwilligkeit.

Kritisch wird es, wenn:

• Teilnahmeverweigerung als nachteilig empfunden werden könnte
• Durch intensive Kampagnen faktischer Teilnahmedruck entsteht
• Den Beschäftigten „Anonymität” zugesichert wird, obwohl personenbezogene Verarbeitung vorliegt

In diesen Fällen hält die Behörde eine darauf gestützte Einwilligung für unwirksam.

Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Der Tätigkeitsbericht macht deutlich, dass für Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen die Einwilligung die einschlägige Rechtsgrundlage darstellt. Für die Organisation der Umfrage selbst – beispielsweise den Versand der Einladung – kann das berechtigte Interesse herangezogen werden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Freiwilligkeit der Einwilligung: Die größte Herausforderung

Der LfDI identifiziert mehrere Faktoren, die die Freiwilligkeit einer Einwilligung beeinträchtigen:

Tracking der Teilnahme

Wenn nachvollzogen wird, wer teilgenommen hat – etwa durch personalisierte Links oder Logins – sieht der LfDI die Freiwilligkeit kritisch. Beschäftigte könnten befürchten, dass Nicht-Teilnahme negativ auffällt.

Starker Kommunikationsdruck

Intensive Informationskampagnen von Vorstand oder Führungskräften können einen faktischen Teilnahmedruck erzeugen und die freiwillige Einwilligung entwerten. Die Grenze zwischen Information und Druck ist hier fließend.

Organisation der Umfrage: Datensparsamkeit und Informationspflichten

Anforderungen bei externen Anbietern

Viele Befragungen werden über Online-Tools externer Anbieter durchgeführt. Der LfDI formuliert hierzu klare Anforderungen:

• An den Dienstleister dürfen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nur die zur Einladung erforderlichen Stammdaten übermittelt werden
• Soziodemografische Daten sollten erst mit erteilter Einwilligung erhoben werden – also erst im Fragebogen selbst
• Beschäftigte müssen vorab über die Datenweitergabe informiert werden

Umfassende Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Der LfDI präzisiert, dass Datenschutzhinweise informieren müssen über:

1. Die vom Beschäftigten selbst durchzuführenden Angaben in den Fragebögen
2. Die bereits vorab dem Auftragsverarbeiter weitergegebenen personenbezogenen Daten
3. Weitere über das Endgerät des Nutzenden erhobene Informationen (z.B. IP-Adresse, Browser-Kennung, Sprache)

Es reicht also nicht, nur die Antworten im Fragebogen zu adressieren. Auch technische Merkmale und vorab übermittelte Daten müssen transparent dargestellt werden.

Speicherbegrenzung und Zugriffsrechte

Wenn die Befragung personenbezogen ist, gelten die Grundsätze der DSGVO vollumfänglich:

Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO

Die Speicherdauer der Rohdaten muss sich am Zweck der Befragung orientieren und erforderlich sein. Eine pauschale Langzeitspeicherung ist unzulässig.

Integrität und Vertraulichkeit

Der Zugriff auf Rohdaten sollte strikt nach dem Need-to-know-Prinzip erfolgen. Es gelten hohe Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen, um unbefugte Kenntnisnahme zu verhindern.

Checkliste: Rechtssichere Mitarbeiterbefragungen

Für rechtssichere Mitarbeiterbefragungen sollten Sie folgende Punkte beachten:

• ✓ Prüfen Sie, ob echte Anonymität gegeben ist (Gruppengröße, technische Merkmale)
• ✓ Deaktivieren Sie Funktionen zur Verhinderung von Mehrfachteilnahme, wenn diese Rückschlüsse ermöglichen
• ✓ Holen Sie bei personenbezogenen Umfragen eine freiwillige Einwilligung ein
• ✓ Vermeiden Sie Teilnahme-Tracking und kommunikativen Druck
• ✓ Übermitteln Sie an Dienstleister nur minimal erforderliche Daten
• ✓ Informieren Sie umfassend über alle Datenverarbeitungen (auch technische)
• ✓ Begrenzen Sie die Speicherdauer auf das notwendige Maß
• ✓ Beschränken Sie den Zugriff auf Rohdaten nach dem Need-to-know-Prinzip

Fazit: Einzelfallprüfung ist entscheidend

Der Tätigkeitsbericht des LfDI macht deutlich: Mitarbeiterbefragungen sind datenschutzrechtlich komplex. Sobald Umfragen so eingestellt sind, dass keine Mehrfachteilnahme möglich ist – was oft durch einen Klick erledigt wird – dürfte die Umfrage nicht als anonym einzuordnen sein.

Unternehmen sollten dann eine Einwilligung der Mitarbeiter einholen, die absolut freiwillig und transparent abgegeben werden muss. Alles Weitere hängt stark vom konkreten Zuschnitt der Befragung ab. Der Tätigkeitsbericht betont, dass die Beurteilung eine Einzelfallfrage bleibt.

Professionelle Unterstützung bei der DSGVO-Compliance

Sie planen Mitarbeiterbefragungen und möchten rechtssicher vorgehen? Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie bei der datenschutzkonformen Gestaltung Ihrer Befragungsprozesse – von der Konzeption über die Auswahl geeigneter Tools bis zur Erstellung rechtskonformer Informationen.

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterbefragungen rechtssicher und effizient durchführen können.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.

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Steigende Beschwerden als Warnsignal

Die digitale Werbewelt wächst exponentiell, doch damit steigen auch die datenschutzrechtlichen Herausforderungen. Laut eines aktuellen Berichts gab es im Jahr 2025 einen deutlichen Anstieg der Beschwerden über unerwünschte Onlinewerbung. E-Mail-Kampagnen stehen im Zentrum dieser Bedenken, da oft personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen ohne klare Zustimmung aus öffentlich zugänglichen Quellen, meist durch Scraping, erfasst werden. Diese Praxis wirft datenschutzrechtliche Bedenken auf, da jede Erhebung und Speicherung personenbezogener Informationen eine gesetzliche Grundlage erfordert.

Verletzung von Betroffenenrechten in der Werbung

Ein großes Problem stellt die mangelhafte Beachtung der Betroffenenrechte dar. Viele Konsumenten erleben, dass ihre Werbewidersprüche ignoriert werden und sie weiterhin unerwünschte Nachrichten erhalten. Technische Probleme in CRM-Systemen tragen dazu bei, dass solche Widersprüche nicht korrekt verarbeitet werden. Zudem scheitern Unternehmen oft daran, Auskunftsersuchen nachkommen, was auf unzureichend geschulte Mitarbeiter oder Überlastung der Geschäftsleitung zurückzuführen ist. Eine offene und ehrliche Bearbeitung dieser Anfragen hilft, das Vertrauen der Kunden zu bewahren.

Datenverarbeitung verantwortungsvoll gestalten

Planung personalisierter Werbung mit Datenschutz im Fokus

Unternehmen, die auf personalisierte Werbung setzen, sollten gründlich darüber nachdenken, wie sie die Betroffenenrechte wahren. Dabei ist es von größter Bedeutung, dass die internen Prozesse zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen robust sind. Schulung der Mitarbeiter und fristgerechte Bearbeitung von Anfragen können maßgeblich dazu beitragen, dass der Datenschutz gewahrt bleibt. Enge Abstimmungen mit Datenschutzexperten sind ebenfalls eine gute Praxis, um die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.

Reaktionen der Aufsichtsbehörden auf Verstöße

Im Berichtszeitraum wurden verschiedene Maßnahmen gegen Verstöße im Bereich Werbung ergriffen, einschließlich der Verhängung von Bußgeldern. Die Aufsichtsbehörden betonen kontinuierlich, dass sie bereit sind, gegen Verstöße rigoros vorzugehen. Unternehmen sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein und dafür sorgen, dass sie in der Lage sind, die datenschutzrechtlichen Anforderungen vollständig zu erfüllen. Ein proaktiver Umgang mit Datenverarbeitung und die Implementierung strenger Kontrollen können das Risiko von Sanktionen minimieren.

Fazit: Unternehmen stehen in der Pflicht

Wachsende Herausforderungen durch Scraping

Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, ihre Datenschutzpraktiken zu überdenken und an die sich schnell verändernden gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Der Einsatz von Scraping-Tools bringt erhebliche Herausforderungen mit sich, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Rechte der Betroffenen stets respektiert werden. Eine Anpassung der internen Abläufe an die Datenschutzanforderungen ist unverzichtbar, um sowohl Beschwerden als auch rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Rechtssicheres Handeln ist gefragt

Letztlich zeigt sich, dass Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen müssen, um den Datenschutz in der Onlinewerbung sicherzustellen. Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Faktor für das Vertrauen der Kunden. Durch verantwortungsvolles Handeln können Unternehmen nicht nur rechtliche Fallstricke vermeiden, sondern auch ihren guten Ruf und das Vertrauen der Kunden stärken.

Sind Sie bereit, Ihre Datenschutzstrategien zu überdenken und möchten Unterstützung? Unsere Experten bei AZ-Datenschutz stehen Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns, um die Datenschutzstandards in Ihrem Unternehmen zu optimieren und den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.

Der Beitrag Scraping: Der unsichtbare Feind des Datenschutzes in der Onlinewerbung – Was Unternehmen jetzt wissen müssen erschien zuerst auf AZ Datenschutz.