Löschkonzept DSGVO und ISO 27001 konform umsetzen

Ein wirksames Löschkonzept sollte sowohl die Anforderungen der DSGVO als auch die der ISO 27001 erfüllen. Dieser Beitrag zeigt, wie Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte gemeinsam ein normkonformes Löschkonzept etablieren.

Warum erfordert ein Löschkonzept beide Perspektiven?

Die DSGVO verpflichtet in Art. 17 zur Löschung personenbezogener Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt oder Betroffene ihr Recht auf Löschung geltend machen. Art. 5 Abs. 2 verlangt darüber hinaus den Nachweis, dass diese Pflichten tatsächlich eingehalten werden.

Parallel dazu fordert die ISO 27001, dass Informationen gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Konkret verlangt dies die Verhinderung einer unnötigen Offenlegung sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher, satzungsmäßiger, behördlicher und vertraglicher Anforderungen an die Löschung von Daten.

Beide Regelwerke verfolgen das gleiche Ziel, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Die DSGVO definiert das „Was” und „Wann”, die ISO 27001/27002 liefern das „Wie”. Ein Löschkonzept, das beide Anforderungen integriert, vermeidet Doppelstrukturen und schafft Synergien im IT-Betrieb.

Wie gelingt die Zusammenarbeit zwischen DSB und ISB beim Löschkonzept?

Die Erarbeitung und Pflege eines Löschkonzepts ist eine interdisziplinäre Aufgabe. Der Datenschutzbeauftragte (DSB) bringt die rechtlichen Anforderungen ein: Löschfristen nach DSGVO, Rechtsgrundlagen und die Bewertung, welche Daten personenbezogen sind. Der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) kennt die technische Infrastruktur, Datenflüsse und die Anforderungen der ISO 27001 an das Informationssicherheits-Managementsystem.

Die Struktur eines normkonformen Löschkonzepts

Daraus ergibt sich die Struktur des Löschkonzeptes:

• Auswahl eines Löschverfahrens (z. B. elektronisches Überschreiben oder kryptographische Löschung) in Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen und unter Berücksichtigung einschlägiger Gesetze
• Konfiguration von Systemen zur sicheren Vernichtung von Informationen, wenn diese nicht mehr benötigt werden
• Löschung veralteter Versionen, Kopien und temporärer Dateien, wo immer sie sich befinden
• Festlegung themenspezifischer Richtlinien zur Datenaufbewahrung
• Prüfung der Löschverfahren von Cloud-Anbietern auf Zulässigkeit

Der ISB bewertet, ob eine Löschung technisch vollständig ist oder ob Restdaten in Backups, Logs oder redundanten Systemen verbleiben. Der DSB ordnet ein, ob diese Restdaten unter eine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO fallen oder ebenfalls gelöscht werden müssen. Die ISO 27002 weist ausdrücklich darauf hin, dass auch bei Cloud-Diensten geprüft werden muss, ob das vom Anbieter angebotene Löschverfahren den eigenen Anforderungen genügt.

Welche Datentöpfe sind im IT-Betrieb besonders relevant?

Die systematische Erfassung aller relevanten Datentöpfe ist der erste operative Schritt. Die ISO 27002 betont in A.8.10, dass sensible Informationen „nicht länger als nötig aufbewahrt werden sollten, um das Risiko einer unerwünschten Offenlegung zu verringern”.

Häufig unterschätzte Datenbestände

Im IT-Betrieb werden häufig Bereiche unterschätzt, in denen personenbezogene Daten unbemerkt fortbestehen:

• Backup-Systeme mit langen Aufbewahrungszyklen – die ISO 27002 fordert hier explizit die Berücksichtigung von Sicherungsmedien bei der Löschung
• Mit Echtdaten befüllte Testumgebungen
• Log-Dateien auf Applikations- und Infrastrukturebene
• E-Mail-Archive und persönliche Postfächer
• Cloud-Speicher und Kollaborationsplattformen
• Datenbanken stillgelegter Anwendungen
• Speichermedien, die zur Entsorgung oder Wiederverwendung vorgesehen sind

Für jeden identifizierten Datentopf muss dokumentiert werden, welche Datenkategorien er enthält, welche Rechtsgrundlage nach DSGVO die Verarbeitung stützt und welche Löschfrist gilt. Dazu müssen rechtliche, gesetzliche und vertragliche Anforderungen ermittelt, dokumentiert und aktuell gehalten werden. Die Verantwortung für die operative Umsetzung liegt bei den Systemverantwortlichen im IT-Betrieb.

Kryptographische Löschung als Sonderfall

Ein häufig übersehener Aspekt bei verschlüsselten Daten: Auch hier entbindet die Verschlüsselung nicht von der Löschpflicht. Die ISO 27002 nennt die kryptographische Löschung (Vernichtung des Schlüsselmaterials) zwar als anerkanntes Verfahren, dies muss im Löschkonzept dann aber auch bewusst als Methode definiert und dokumentiert sein.

Wie lässt sich die Umsetzung normkonform nachweisen?

Die Nachweisbarkeit ist sowohl aus DSGVO-Sicht (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2) als auch aus ISO-27001-Perspektive (dokumentierte Betriebsabläufe) ein zentrales Element. Ein Löschkonzept muss nicht nur existieren, es muss auch nachweisbar sein, dass es gelebt wird.

Durchgeführte Löschvorgänge müssen protokolliert und diese Protokolle als Nachweis für eine definierte Zeit aufbewahrt werden.

Maßnahmen für einen belastbaren Nachweis

Folgende Maßnahmen unterstützen den Nachweis auf beiden Ebenen:

• Protokollierung jeder durchgeführten Löschung mit Zeitstempel und Systemkennung
• Regelmäßige interne Audits der Löschprozesse durch DSB oder ISB
• Technische Reports aus Systemen, die automatisierte Löschvorgänge bestätigen
• Stichprobenprüfungen, ob gelöschte Daten tatsächlich nicht mehr wiederherstellbar sind
• Versionierte Dokumentation des Löschkonzepts mit Änderungshistorie
• Verwendung zugelassener, sicherer Löschsoftware

Im IT-Betrieb bietet sich die Integration in bestehende ITSM-Prozesse an. Löschvorgänge können als Change oder Task abgebildet werden, wodurch sie automatisch dokumentiert und nachvollziehbar sind. Ticketsysteme liefern so einen lückenlosen Audit-Trail, der sowohl bei Datenschutzprüfungen als auch bei Zertifizierungsaudits nach ISO 27001 standhält.

Löschkonzept als fortlaufender Prozess

Ein funktionierendes Löschkonzept im IT-Betrieb ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess an der Schnittstelle von Datenschutz und Informationssicherheit. Die DSGVO definiert die rechtlichen Pflichten, die ISO 27001 mit Maßnahme A.8.10 und der zugehörigen Umsetzungsanleitung der ISO 27002 liefert den strukturierten Rahmen für die technische und organisatorische Umsetzung.

Die enge Zusammenarbeit von DSB und ISB bildet die Grundlage für ein Löschkonzept, das beiden Normenwelten gerecht wird. Organisationen, die Datentöpfe systematisch erfassen, Löschverfahren normkonform definieren und deren Durchführung protokollieren, schaffen eine belastbare Basis für Aufsichtsbehörden und Zertifizierungsaudits gleichermaßen.

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Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.