Audits als Chance: Wie Sie Stress in Wachstum verwandeln und Ihr Unternehmen vorantreiben können

Wie interne Audits Ihr Unternehmen voranbringen können

Audits: Vom Stressfaktor zur Chance

Das Wort “Audit” löst bei vielen sofortiges Unbehagen aus, insbesondere im Zusammenhang mit einem Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001. Doch Audits sollten nicht als Last betrachtet werden. Vielmehr bieten sie eine wertvolle Gelegenheit zur Verbesserung und Optimierung interner Prozesse. In der Praxis sind Personen oft angespannt, sobald das Thema Audit aufkommt. Der Gedanke an ein unangenehmes Prüfungsszenario steht im Raum, aber das ist ein weit verbreitetes Missverständnis.

Ein internes Audit soll weder Schuldige finden noch den Finger auf Fehler legen. Vielmehr dient es der Untersuchung des tatsächlichen Funktionierens des Managementsystems im Unternehmen. Es handelt sich um einen konstruktiven Prozess, der darauf abzielt, Potenziale zur Steigerung der Effizienz zu identifizieren. Ein Perspektivwechsel kann helfen, das Audit als Werkzeug zur Sicherstellung der Qualität wahrzunehmen, anstatt als Tribunal.

Warum gute Vorbereitung entscheidend ist

Eine übliche Ursache für Anspannung ist mangelnde Erfahrung oder fehlende Vorbereitung auf ein internes Audit. Wenn Beteiligte nicht wissen, was sie erwartet, entsteht unnötiger Druck. Es ist hilfreich, wenn Verantwortliche, wie ein Informationssicherheitsbeauftragter (ISB) oder Chief Information Security Officer (CISO), im Vorfeld das Ziel und den Ablauf des Audits erläutern. Dies verringert Unsicherheit und Angst vor dem Unbekannten.

Der Hinweis, dass das Nichtwissen von Details kein Problem darstellt und offen kommuniziert werden kann, schafft eine entspannte Atmosphäre. Wenn alle Beteiligten verstehen, dass es um die sachliche Prüfung von Prozessen und nicht um persönliche Schuldfragen geht, wird das Audit viel angenehmer und produktiver.

Der Ablauf eines internen Audits

Der formale Ablauf eines internen Audits besteht aus mehreren Phasen. Zuerst erfolgt die Einsicht in vorhandene Dokumentationen wie Richtlinien oder Prozessbeschreibungen. Anschließend findet das Gespräch statt, in dem die praktische Umsetzung dieser Vorgaben erläutert wird. Praxisbeispiele und Nachweise wie Protokolle oder Screenshots verdeutlichen den tatsächlichen Ablauf der Prozessschritte.

Fragen der Auditoren zielen darauf ab zu verstehen, wie interne Abläufe tatsächlich umgesetzt werden. Wichtig ist, authentisch zu bleiben und die reale Umsetzung der Prozesse zu schildern. Ein ehrlicher Austausch bringt mehr als beschönigte Darstellungen, die der Realität nicht entsprechen.

Interne Audits als Motor für kontinuierliche Verbesserung

Veränderungen und Erkenntnisse als Fortschritt begreifen

Ergebnisse von internen Audits sind keine negativen Urteile, sondern Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten. Diese Erkenntnisse sind wertvolle Chancen, die helfen, interne Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten. Jede Erkenntnis aus einem Audit ermöglicht es, bevorstehende externe Prüfungen besser vorzubereiten.

Die Norm ISO 27001 fordert die kontinuierliche Weiterentwicklung des ISMS, wobei interne Audits ein wesentlicher Bestandteil sind. Feststellungen und Empfehlungen aus diesen Audits bieten eine wichtige Grundlage für Optimierungen, die vor externen Audits durchgeführt werden können.

Der Mehrwert von Audits für die gesamte Organisation

Audits beschränken sich nicht nur auf das Aufzeigen von Schwächen. Sie bieten einen strukturierten und objektiven Blick von außen, der oft Dinge ans Licht bringt, die intern als selbstverständlich angesehen werden. Diese neutrale Perspektive ermöglicht es Organisationen, eingefahrene Blickwinkel zu überdenken und innovative Lösungen zu entwickeln.

Ein erfolgreiches, ehrliches Audit trägt zur Verbesserung der Organisation, der Prozesse und der Mitarbeitenden bei. Wer das Potenzial eines Audits erkennt und nutzt, nimmt ihm seinen Schrecken und wandelt es in ein Mittel der stetigen Verbesserung.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Audits optimal nutzen und Ihr Unternehmen weiterentwickeln können? Zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden. Unser Expertenteam unterstützt Sie gerne dabei, Ihre Auditprozesse zu verbessern und nachhaltige Erfolge zu erzielen.