Führungszeugnisse im Unternehmen: Zwischen Datenschutz-Hürden und Best Practices – Was Sie unbedingt wissen sollten!

Datenschutz und Führungszeugnisse: Herausforderungen und Best Practices

Die Rolle des Führungszeugnisses im Unternehmen

Polizeiliche Führungszeugnisse werden in Unternehmen oftmals als wichtige Grundlage zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Mitarbeitern in sicherheitskritischen Bereichen eingesetzt. Besonders im IT-Sektor, wo sensibler Zugang zu Rechenzentren besteht, scheint ihre Bedeutung unangefochten. Doch die datenschutzrechtlichen Vorgaben für den Umgang mit solchen Dokumenten erfordern eine sorgfältige Auseinandersetzung.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Gemäß Art. 10 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen Informationen im Führungszeugnis einem besonderen Schutz. Die Verarbeitung solcher Daten ist nur rechtmäßig, wenn sie auf einer gesetzlichen Grundlage beruht oder unter behördlicher Aufsicht erfolgt. Fehlt es an einer dieser Bedingungen, steht der Datenschutz einer uneingeschränkten Nutzung entgegen. Unternehmen, die Externen den Zugang zum Führungszeugnis ihrer Beschäftigten ermöglichen wollen, müssen die rechtliche Zulässigkeit, Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit dieser Maßnahme gründlich abwägen.

Rechtsgrundlagen und Fallstricke beim Führungszeugnis

Einwilligung und berechtigtes Interesse

Es ist denkbar, die Verarbeitung von Führungszeugnissen auf eine Einwilligung zu stützen. Jedoch stellt sich hier das Problem, dass Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis häufig nicht als freiwillig angesehen werden können. Denn wenn ein externer Mitarbeiter die Einwilligung verweigert, könnte dies seine Einsatzmöglichkeiten erheblich einschränken. Auch der Versuch, die Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu stützen, scheitert meist an den hohen Schutzbedürfnissen der betroffenen Personen.

Konsequenzen bei Verstößen: Der Fall Amazon

Ein prominentes Beispiel für die rechtlichen Risiken beim Umgang mit Führungszeugnissen bietet Amazon in Spanien. Das Unternehmen hatte ein Bußgeld von zwei Millionen Euro zu zahlen, weil es von externen Fahrern polizeiliche Führungszeugnisse ohne Eintragungen verlangte, um sie in einer App hochzuladen. Diese Maßnahme wurde von der spanischen Aufsichtsbehörde als Verstoß gegen Art. 10 DSGVO bewertet.

Sichere Alternativen und Empfehlungen

Die Rolle des externen Dienstleisters

Statt die Vorlage eines Führungszeugnisses zu fordern, kann das Unternehmen den externen Dienstleister selbst veranlassen, das Dokument einzusehen. Er kann bestätigen, dass keine relevanten Eintragungen vorliegen. Dadurch könnte die Verarbeitung unter Art. 10 DSGVO umgangen werden, da keine spezifischen Daten über Straftaten erfasst werden. Dieses Vorgehen darf allerdings nicht von allen Aufsichtsbehörden als ausreichend angesehen werden, sodass rechtliche Unsicherheiten bestehen bleiben.

Abwägung von Erforderlichkeit und Schutzinteressen

Jede Datenverarbeitung muss gerechtfertigt werden, indem das Unternehmen nachweist, dass keine weniger eingreifende, gleich effektive Alternative existiert. Bei besonderen Zuverlässigkeitsanforderungen kann es erforderlich sein, auf Informationen aus dem Führungszeugnis zurückzugreifen, allerdings ist stets eine sorgfältige Bewertung notwendig. Zudem müssen die Interessen des Betroffenen gewahrt bleiben, was bedeutet, dass die Datenerhebung beim externen Dienstleister selbst korrekt erfolgt sein muss.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die datenschutzkonforme Handhabung polizeilicher Führungszeugnisse eine gründliche Untersuchung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie eine umfassende Interessenabwägung erfordert. Sollten Sie Unterstützung bei der Umsetzung dieser Prozesse benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Expertenteam bei AZ-Datenschutz steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Fragen zu beantworten und maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln.