Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – ob durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – zieht stets organisatorische Veränderungen nach sich. Für die verbleibende Belegschaft ist Klarheit wichtig: Wer verlässt das Unternehmen wann? Wie werden die Aufgaben verteilt? Wird die Position nachbesetzt?
Die Kommunikation von Kündigungen erfordert jedoch höchste Sorgfalt. Neben arbeitsrechtlichen Aspekten spielen der Schutz personenbezogener Daten und das Vertrauen innerhalb der Organisation eine zentrale Rolle. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Bekanntgabe von Kündigungsgründen aus datenschutzrechtlicher Sicht achten müssen.
Ein weit verbreiteter Irrtum: Datenschutzregeln gelten nur für schriftliche Dokumente oder digitale Daten. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg stellt in seinem Tätigkeitsbericht 2025 ausdrücklich klar: Auch mündliche Äußerungen im Beschäftigungsverhältnis unterliegen datenschutzrechtlichen Regelungen.
Diese Verpflichtung ergibt sich für private Unternehmen aus § 26 Abs. 7 BDSG, für den öffentlichen Bereich in Baden-Württemberg aus § 2 Abs. 4 S. 1, 2 LDSG. In anderen Bundesländern können abweichende Landesdatenschutzgesetze gelten – eine bundeslandspezifische Prüfung ist daher erforderlich.
Wichtig: Sie können datenschutzrechtliche Anforderungen nicht umgehen, indem Sie Kündigungsgründe lediglich mündlich kommunizieren. Auch Gespräche am Kaffeeautomaten oder in Teambesprechungen unterliegen den DSGVO-Grundsätzen.
Bevor Sie eine Kündigung kommunizieren, sollten Sie den Empfängerkreis sorgfältig definieren. Nicht jeder Mitarbeitende im Unternehmen benötigt diese Information. Das Need-to-know-Prinzip besagt: Nur Personen, die die Information für ihre Arbeit tatsächlich benötigen, dürfen sie erhalten.
Eine unternehmensweite E-Mail oder Bekanntgabe in allgemeinen Mitarbeiterversammlungen ist in den meisten Fällen nicht erforderlich und datenschutzrechtlich problematisch. Prüfen Sie im Einzelfall, welche Bereiche von der Kündigung tatsächlich betroffen sind und organisatorisch reagieren müssen.
Der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit (auch Datenminimierung genannt) verlangt, dass Sie nur die objektiv notwendigen Informationen mit dem erforderlichen Personenkreis teilen. Bei Kündigungen bedeutet das konkret:
Für die Fortführung des Betriebsablaufs ist die Kenntnis der Kündigungsgründe regelmäßig nicht erforderlich. Die Information über das Ausscheiden und den Zeitpunkt genügt vollständig, um organisatorische Maßnahmen einzuleiten.
Eine weitere wichtige Regel: Kommunizieren Sie eine Kündigung erst dann intern, wenn die betroffene Person entweder selbst gekündigt hat oder ihr eine arbeitgeberseitige Kündigung zugestellt wurde.
Eine vorzeitige Kommunikation – etwa während laufender Kündigungsüberlegungen oder vor Zustellung der Kündigung – verletzt die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Bei betriebsbedingten Kündigungen kann eine erweiterte Kommunikation notwendig sein, etwa wenn strukturelle Veränderungen oder Umstrukturierungen anstehen. Auch hier gilt jedoch: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und vermeiden Sie personenbezogene Details zu einzelnen Kündigungen.
Weitere Ausführungen zu diesem speziellen Fall finden Sie im aktuellen Tätigkeitsbericht des LfDI Baden-Württemberg.
“Wir möchten Sie darüber informieren, dass Frau/Herr [Name] unser Unternehmen zum [Datum] verlassen wird. Für die Übergangszeit ist [Name] Ansprechpartner für [Thema]. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson].”
Die Kommunikation von Kündigungen ist ein sensibles Thema, das rechtssichere Prozesse erfordert. Aus datenschutzrechtlicher Sicht müssen Sie mehrere Grundsätze beachten:
Ein datenschutzkonformer Umgang mit Kündigungen schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden in einen fairen und respektvollen Umgang mit persönlichen Daten.
Die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Beschäftigtendatenschutz sind komplex und ändern sich kontinuierlich. Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt AZ-Datenschutz Sie dabei, Ihre HR-Prozesse rechtssicher zu gestalten – von der Bewerbung bis zum Austritt.
Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalprozesse DSGVO-konform aufsetzen und rechtliche Risiken minimieren. Unser Full-Service-Ansatz entlastet Sie vollständig und sorgt für durchgängige Rechtssicherheit in allen Datenschutzfragen.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
Input your search keywords and press Enter.
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Turnstile. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen