Warum 2025 das Jahr der sicheren Dokumentenvernichtung ist – und was Sie dabei beachten müssen

Rechtssichere Dokumentenvernichtung im Jahr 2025

Der richtige Zeitpunkt, um alte Unterlagen zu entsorgen

Mit dem Start des Jahres 2025 bietet sich für Unternehmen und Privatpersonen erneut eine optimale Gelegenheit, sich von alten Dokumenten zu trennen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In Deutschland sind die wesentlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Besonders häufig bestehen Fristen von sechs und zehn Jahren, nach deren Ende die Akten rechtlich einwandfrei entsorgt werden dürfen. Doch um den korrekten Zeitpunkt zu bestimmen, ist eine präzise Berechnung notwendig. Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, weist darauf hin, dass das Jahr der Dokumentenerstellung den Anfang der Frist markiert, die stets mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt.

Grundlagen der Fristberechnung

Die Berechnung von Aufbewahrungsfristen verlangt Sorgfalt. Für ein Dokument, das im Jahr 2014 angefertigt wurde, beispielsweise im Mai, beginnt die Frist am 31. Dezember 2014. Entsprechend endet die zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024, sodass die Vernichtung ab Januar 2025 möglich ist. Es ist entscheidend, dass diese Fristen korrekt berechnet werden, um schwerwiegende Nachteile bei eventuellen Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Harald Krekeler betont, dass eine vorzeitige Vernichtung erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen könnte.

Welche Unterlagen dürfen 2025 vernichtet werden?

Dokumente mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist

Unterlagen aus dem Jahr 2014, die einer zehnjährigen Frist unterliegen, können ab Januar 2025 datenschutzgerecht entsorgt werden. Dazu zählen steuerrelevante Dokumente wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Steuerbescheide und Steuererklärungen, Handelsbücher sowie Rechnungen. Dabei ist es jedoch wichtig, sicherzustellen, dass keine anderen Aufbewahrungsgründe bestehen. Korrekte Vernichtung bedeutet, dass diese Dokumente den Anforderungen an Datenschutz entsprechen, besonders im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Dokumente mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist

Auch Unterlagen aus dem Jahr 2018, die einer sechsjährigen Frist unterliegen, stehen zur Entsorgung bereit. Hierbei handelt es sich um weniger steuerlich relevante Dokumente. Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote und Bestellungen sowie Lohnunterlagen aus diesem Zeitraum können ab Januar 2025 vernichtet werden. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass eine Vernichtung nach den spezifischen Datenschutz-Vorgaben erforderlich ist.

Datenschutzkonforme Entsorgung von Unterlagen

Papierdokumente sicher vernichten

Die Vernichtung von Papierdokumenten erfordert besondere Sorgfalt. Eine bloße Entsorgung in den Papierkorb ist unzureichend. Nach der DSGVO müssen Dokumente so vernichtet werden, dass sie nicht rekonstruiert werden können. Hierbei kommen Aktenvernichter, die den Anforderungen der DIN 66399 entsprechen, zum Einsatz. Sicherheitsstufe P-4 ist fürschnormalerweise ausreichend, jedoch können bei sensiblen Daten höhere Anforderungen bestehen. Unternehmen sollten hier die Beauftragung eines zertifizierten Dienstleisters in Betracht ziehen, um den hohen Datenschutzstandards gerecht zu werden.

Vernichtung digitaler Daten

Für digitale Unterlagen ist eine irreversible Löschung oder physische Zerstörung der Datenträger notwendig. Eine einfache Löschung durch Verschieben in den digitalen Papierkorb reicht nicht aus. Spezialisierte Software, die eine endgültige und mehrfache Überschreibung ermöglicht, wie Eraser oder DBAN, sollte verwendet werden. Bei physischen Datenträgern wie Festplatten sind Schreddergeräte oder spezialisierte Dienstleister die richtigen Partner, um eine Vernichtung gemäß DIN 66399 sicherzustellen.

Um rechtliche Vorgaben ordnungsgemäß zu erfüllen und Ihre Daten sicher zu löschen, sollten alle Schritte der Vernichtung lückenlos dokumentiert werden. Dies schützt vor Datenschutzverstößen und dient als Nachweis für die korrekte Entsorgung. Bevor jedoch mit der Vernichtung begonnen wird, lohnt es sich sicherzustellen, dass keine laufenden Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten eine längere Aufbewahrungspflicht begründen.

Wenn Sie bei der sicheren und rechtskonformen Entsorgung von Unterlagen Unterstützung benötigen oder weitere Fragen zu Aufbewahrungsfristen haben, zögern Sie nicht, sich mit uns bei AZ-Datenschutz in Verbindung zu setzen. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!