Entlastung oder Bürde? Wie das neue Bürokratieentlastungsgesetz IV den Datenschutz herausfordert

Symbolischer Konflikt zwischen Bürokratieentlastung und Datenschutz

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV: Eine Chance für die Wirtschaft?

Neue Regelungen zur Aufbewahrungsfrist

Am 26. September 2024 wurde das Bürokratieentlastungsgesetz IV mit großer Mehrheit im Bundestag beschlossen und später im Bundesrat verabschiedet. Eine der wesentlichen Änderungen betrifft die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, die nun von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde. Ziel dieser Anpassung ist es, die administrative Last für Unternehmen zu reduzieren, indem der Aufwand in der Buchhaltung und die damit verbundenen Kosten verringert werden.

Rechtliche Details und betroffene Dokumente

Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsfristen finden sich in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften haben bislang eine Aufbewahrung von zehn Jahren vorgesehen, deren Frist ab Ende des Kalenderjahres zu laufen beginnt, in dem der Beleg erstellt wurde. Der Buchungsbeleg fungiert als Nachweis für geschäftliche Vorgänge und umfasst Dokumente wie Lohnabrechnungen, Rechnungen, Bankbelege sowie Quittungen. Mit dem Inkrafttreten der neuen Regelung ab dem 1. Januar 2025 sind diese Belege nur noch für acht Jahre aufzubewahren, sofern ihre bisherige Frist nicht schon vor dem Inkrafttreten der neuen Frist endete.

Der Einfluss auf das Datenschutzrecht

Zusammenhänge zwischen Aufbewahrungspflichten und Datenschutz

Die Reduzierung der Aufbewahrungsfristen hat nicht nur wirtschaftliche Implikationen, sondern berührt auch datenschutzrechtliche Belange. In der Datenschutzpraxis spielen Aufbewahrungsfristen eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung von Löschkonzepten sowie in Datenschutzerklärungen und Verarbeitungsverzeichnissen. Buchungsbelege können personenbezogene Daten enthalten, wie etwa Namen und Kontaktdaten von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, was die datenschutzrechtliche Löschungspflicht aus Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO relevant werden lässt. Während bestehender gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist eine Löschung der Belege unzulässig. Nach deren Ablauf greift jedoch häufig die Pflicht zur Löschung der personenbezogenen Daten.

Anpassungsbedarf in der Unternehmenspraxis

Mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen auf acht Jahre wird es für viele Unternehmen notwendig, zentrale Elemente ihres Datenschutzmanagements zu überarbeiten. Dies umfasst unter anderem die Aktualisierung von Löschkonzepten, Datenschutzerklärungen und Verarbeitungsverzeichnissen. Darüber hinaus müssen betriebliche IT-Systeme so konfiguriert werden, dass die Speicherfristen entsprechend der neuen Gesetzgebung angepasst sind. Trotz der erhofften administrativen Erleichterung ist dieser Übergang mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden.

Wenn Sie Hilfe dabei benötigen, die neuen Anforderungen umzusetzen oder Ihr Datenschutzmanagement zu aktualisieren, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.