Startklar für 2025: Wie du jetzt deine Dokumente datenschutzkonform entrümpelst und schützt

Bereit für den Jahresstart 2025: Zeit zur Dokumentenreinigung

Was kann weg?

Der Beginn des Jahres 2025 bietet einen idealen Anlass zur gründlichen Dokumentenreinigung. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen stellen sich nun die Frage, welche Dokumente nun datenschutzkonform entsorgt werden können. Harald Krekeler, der Geschäftsführer eines renommierten Softwarebüros, erklärt: „Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aus dem Jahr 2014 und solche mit einer Frist von sechs Jahren aus dem Jahr 2018 können jetzt endlich vernichtet werden.“ Es sei jedoch von entscheidender Bedeutung, dass dabei alle Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden.

Die Aufbewahrungsfristen richtig berechnen

Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils zum Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument erstellt wurde. So erklärt Krekeler: „Erstellte man etwa im Mai 2014 einen Beleg, beginnt dessen Aufbewahrungsfrist erst ab dem 31. Dezember 2014. Somit endet die zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024, und das Dokument kann ab Januar 2025 datenschutzkonform vernichtet werden.“ Vorzeitige Entsorgungen sollten vermieden werden, da solche Handlungen besonders bei einer möglichen Betriebsprüfung oder während eines Rechtsstreits erhebliche Probleme verursachen können.

Datenschutz ist das A und O: Dokumente sicher vernichten

Was in den Aktenvernichter gehört

Für die Vernichtung von Papierdokumenten ist der Einsatz geeigneter Aktenvernichter unverzichtbar. Diese müssen den DIN-Normen entsprechen, um eine nicht rekonstruierbare Vernichtung zu gewährleisten. Laut DSGVO müssen personenbezogene Daten so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Besonders wenn es um sensible Daten wie Gesundheitsinformationen geht, sollte eine höhere Sicherheitsstufe angewandt werden. Im Zweifelsfall wird empfohlen, einen zertifizierten Aktenvernichtungsdienst zu beauftragen.

Digitale Daten sicher löschen

Die einfache Löschung digitaler Daten, beispielsweise nur durch Verschieben in den Papierkorb, erfüllt nicht die Anforderungen an die Datenschutzkonformität. Hier wird der Einsatz spezieller Software, die eine unwiderrufliche Löschung sicherstellt, unerlässlich. Programme wie „Eraser“ oder „DBAN“ bieten durch wiederholtes Überschreiben der Speichereinheiten eine Lösung. Alternativ kann bei physischen Datenträgern auch deren mechanische Zerstörung sinnvoll sein. In jedem Fall sollte die Vernichtung nach den geltenden DIN-Normen erfolgen, um höchste Datensicherheit zu gewährleisten.

Wenn Sie Unterstützung bei der sicheren Entsorgung Ihrer Altlasten benötigen oder Fragen bezüglich der Aufbewahrungsfristen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team von AZ-Datenschutz steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!