Die unsichtbaren Fallen der Teams-Protokollierung: Was Ihr Unternehmen über Datenschutz wissen muss

Warum das Protokollieren von Teams-Besprechungen mehr ist als nur eine technische Aufgabe

Die legale Basis für die Protokollierung von Meetings

Die Protokollierung von Microsoft Teams-Besprechungen, sei es in Form von Audio oder Video, ist nur dann erlaubt, wenn alle Teilnehmenden ihre vorherige Zustimmung gegeben haben. Diese Regelung schützt das gesprochene Wort gemäß § 201 StGB und unterliegt zugleich den strengen Vorgaben der DSGVO. Ohne diese Einwilligung riskieren Unternehmen nicht nur datenschutzrechtliche Sanktionen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen.

Protokollierung vs. Mitschrift: Der rechtliche Unterschied

Während bei einer technischen Protokollierung Geräte zum Einsatz kommen, zielt eine Mitschrift darauf ab, das Gesagte ohne Aufnahmegerät festzuhalten. Eine einfache Mitschrift – sei sie handschriftlich oder elektronisch – fällt nicht unter die Bestimmungen des § 201 StGB, solange keine technischen Aufzeichnungsgeräte genutzt werden.

Kreative Lösungen für die Protokollierung: Transkription im Fokus

Transkription ohne technische Aufnahme

Eine manuelle Transkription, die auf Tonaufzeichnungen verzichtet, um das Gesprochene in Textform zu bringen, ist eine rechtlich unbedenkliche Methode. Da hierbei keine Speicherung auf einem Tonträger erfolgt, greift der § 201 StGB nicht, solange keine Abhörgeräte verwendet werden.

Technisch gestützte Transkription: Die rechtlichen Anforderungen

Wenn bei der Transkription Technologien genutzt werden, die das Gespräch kurzzeitig speichern – wie bei einer automatisierten Transkriptionssoftware – kann dies rechtliche Bedenken auslösen. In solchen Fällen ist die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer erforderlich, um strafrechtliche Risiken zu vermeiden. Vorab müssen die Meeting-Teilnehmer über alle Details der Aufzeichnung, wie Zweck, Umfang und Speicherung, informiert werden.

Ein Überblick über die rechtlichen Grundlagen

Einwilligung und spezielle Regelungen

Die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ist die generelle Rechtsgrundlage für die Protokollierung, es sei denn, es gelten spezielle Bestimmungen. Innerbetriebliche Vorgaben oder tarifliche Vereinbarungen können ebenfalls eine Grundlage darstellen, wie es bei wichtigen Sitzungen oft der Fall ist. Zudem sind in bestimmten rechtlichen Gremien Protokolle aus formalen Gründen vorgeschrieben.

Berechtigtes Interesse und Arbeitnehmerschutz

Falls keine Einwilligung vorliegt, könnte das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO eine Rolle spielen – beispielsweise zur Dokumentation von Verantwortlichkeiten. Doch hier müssen die Persönlichkeitsrechte der Beteiligten berücksichtigt und die Möglichkeit alternativer Lösungen bedacht werden. Dabei gilt es ebenfalls die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und mögliche Auftragsverarbeitungsverträge zu beachten.

Innovation und Datenschutz: KI in der Protokollierung

Selbst bei der Nutzung von KI-basierten Tools zur Erstellung von Protokollen oder Zusammenfassungen sind datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Eine Einwilligung ist dann erforderlich, wenn die gesprochene Sprache vorübergehend gespeichert wird, denn auch diese Technologien fallen unter die DSGVO-Vorgaben.

Hat Ihr Unternehmen Fragen zum Datenschutz hinsichtlich der Protokollierung von Besprechungen? Bei AZ-Datenschutz bietet unser Team professionelle Unterstützung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, falls Sie Hilfe benötigen!